Har brukt 10 år på IT-system: Kripos-ansatte slaktet PODs prosjektledelse

Det så ut til å gå mot totalhavari for nok et stort IT-prosjekt i Politidirektoratets (POD) regi. Etter flere års forsinkelser og en kostnadsramme som sprakk, vokste Prüm-prosjektet ut av den opprinnelige bestillingen. I et internt Kripos-notat Politiforum har fått tilgang til, lyste varsellampene ildrødt.

Fagfolkene i Kripos advarte sterkt mot PODs prosjektstyring, manglende politifaglige forståelse og manglende involvering av Kripos som faginstans. Prosjektledelsen i POD ble ifølge det interne notatet overbevist av datagiganten Palantir om å gå langt utenfor det opprinnelige behovet for et saksbehandlingsverktøy.

Slik este prosjektet ut, langt ut over det opprinnelige behovet, til også å inkludere et analyseverktøy som Kripos vurderte som altfor avansert og komplekst.

POD ville imidlertid ikke lytte til fagfolkene. Prüm var i ferd med å kullseile.

Truet med personalsak

Politiforum er kjent med at Kripos-ansatte som på faglig hold advarte mot prosjektet, nærmest ble truet til taushet. Det skal ha vært så ampert mellom fagfolkene i Kripos og PODs tidligere prosjektledelse at de Kripos-ansatte skal ha blitt truet med personalsak fordi de argumenterte imot prosjektledelsen. 

«Tilbud om bistand fra registerfaglig hold (Kripos, red.anm.) har blitt avslått av prosjektet, da man ikke så behovet. […] Prosjektet har i alt for stor grad tatt faglige beslutninger på egenhånd», heter det i det interne Kriposreferatet, som slakter PODs prosjektstyring på en lang rekke punkter.

Blant annet bestemte prosjektledelsen at all informasjon fra det sentrale straffesystemet (SSP) skulle dumpes inn i det nye programmet, uten at det ble definert hva slags informasjon man faktisk trengte.

«Resultatet ble veldig dårlig», skriver Kripos lakonisk i referatet.

Der kommer det frem at store beslutninger knyttet til det politioperative systemet PO måtte reverseres, åpenbart etter at store tidsressurser hadde gått tapt. Gjennom notatet får vi innblikk i noe så uvanlig som synlig kritikk mot POD fra et underliggende særorgan. Kritikken er ramsalt:

«Kommunikasjonen mellom prosjekt og linje har vært en utfordring gjennom hele prosjektperioden, og er en av årsakene til situasjonen man er oppe i. […] Det foreligger få prosjektdokumenter som omtaler kvalitetskravene, herunder hva som skal anses som god nok kvalitet. Avtalen med Palantir legger eksempelvis ingen føringer for kvaliteten på opplysningene som skal integreres fra de enkelte kilderegistrene.»

Mangel på omforent enighet om hva som var god nok kvalitet, kan være årsaken til at Palantir fra 1. oktober i år fikk 37.000 kroner i dagbøter. I slutten av oktober ble dagbøtene avsluttet, fordi POD mente prosjektet var kommet så langt at de kunne gå inn i akseptanseperioden.

Palantir ønsker ikke å kommentere denne saken.

De ville ikke lytte

I Kripos-referatet står det videre:

«Ansatte i Kripos har opplevd at det har blitt lagt et press fra prosjektet på enkeltsaksbehandlere som har reist faglige spørsmål og kommet med innvendinger. Prosjektet (Prüm, red.anm.) har blant annet formidlet til enkeltsaksbehandlere at dersom man ikke løser ulike punkter eller stiller for strenge krav til kvalitet, vil de skape forsinkelser i et prosjekt til 81 millioner kroner. […] Det er også spesielt for dette prosjektet at alle slags faglige innspill og diskusjoner som hører til på prosjektnivå eskaleres til prosjekteier så snart saken ikke avklares raskt og i prosjektets avhør», står det i referatet.

PODs IKT-ledelse på denne tiden var IKT-direktør Cato Rindal, seksjonssjef i POD Wilfred Østgulen og direktør for politiets IKT-tjenester, Merethe Austgulen. Etter at avdelingsdirektør Kristin Ottesen Kvigne tok over eierskapet til Prüm-prosjektet, har både Rindal og Østgulen forlatt sine daværende roller.

Selve Prüm-prosjektet har også fått korrigert kursen. Prosjektlederen er byttet ut, og det er satt inn prosjekteierstøtte.

PODs eget notat om internrevisjonen av Prüm/Omnia-prosjektet ble ferdigstilt 18. september 2018. Notatet er i utgangspunktet unntatt offentlighet, men POD har gitt Politiforum innsyn i notatet.

I dette notatet heter det at det:

«For en vellykket prosjektgjennomføring er det viktig at behandlingsansvarlig (Kripos, red.anm.) har en sentral rolle. […] Etter internrevisjonens vurdering er denne typen hensyn i for liten grad tatt i dette prosjektet.»

Sigmund Nordhus er avdelingsdirektør for PODs internrevisjon. Han mener notatet opplyser saken tilstrekkelig, og ønsker derfor ikke å bli intervjuet i saken.

Dårlig datakvalitet

Notatet fra internrevisjonen er på 17 sider, og bekrefter innholdet i det interne Kripos-referatet Politiforum har fått tilgang til.

Når de byråkratiske formuleringene er skrellet bort, framstår internrevisjonen sviende tydelig i sin konklusjon: Målformuleringene er vide og lite avgrensede. Formål og beskrivelse av prosjektet endrer seg underveis, og så sent som i oktober 2017 utvides formålet med prosjektet til å omhandle en avansert analyse- og informasjonsbehandlingsløsning, langt mer enn det opprinnelige saksbehandlingsbehovet. 8 år etter at daværende justisminister undertegnet Prüm-avtalen for Norge.

Videre skriver internrevisjonen at kvaliteten på dataene som skal brukes i liten grad er omtalt og operasjonalisert. Prosjekteier POD og behandlingsansvarlig Kripos hadde svært ulik oppfatning av hva som var tilstrekkelig datakvalitet.

Kilder Politiforum har snakket med, forklarer at god datakvalitet er svært viktig for rettssikkerheten. Med for svak kvalitet på data i politiregistrene ville politiet, enten i Norge eller de øvrige Prüm-landene, kunne iverksette etterforskning med påfølgende arrestasjoner og ransakinger uten nødvendig grunnlag. Kripos påpekte dette, men fikk ikke gehør hos PODs prosjektledelse.

Revisjonsrapporten er knusende når den beskriver prosjektets høye klassifisering av integritet og konfidensialitet.

«Det fremgår utover dette i liten grad hva som er vurdert og hvordan dette er vurdert, da malen som er brukt ikke er ferdig utfylt og inneholder mye standard maltekst. Vi har i gjennomgangen av relevante styringsdokumenter ikke funnet dokumentasjon som viser at, og i tilfelle hvordan, denne informasjonen og klassifiseringen er brukt og fulgt opp i det videre arbeidet med løsningen», heter det i rapporten.

Hindret av Kripos?

Også revisjonsrapporten påpeker prosjekteier PODs dårlige kommunikasjon med Kripos. Fra PODs prosjektledelse beklages det at det er en klar uenighet om prosjekttilnærmingen, og at prosjektet mener at de i praksis har blitt forhindret fra å følge den planlagte prosjektilnærmingen når det gjelder dataintegrasjonene. Dette har forsinket fremdrift og kvalitetsutvikling vesentlig.

Ifølge rapporten oppfatter prosjekteier at Kripos ikke har tillit til at prosjektet evner å levere tilstrekkelig sluttkvalitet.

Formålet med internrevisjonen skulle være å undersøke kvalitetssikringen av Prüm/Omnia prosjektet. Oppdraget skulle særskilt se på om det var gjennomført tilstrekkelig styring og kvalitetssikring i prosjektet.

Internrevisjonen kom med klare anbefalinger som i praksis er en anbefaling om å restarte enkelte av prosjektets områder. Internrevisjonens rapport er datert til 18. september 2018, etter at den har vært til høring internt i POD fra begynnelsen av juli.

Fire måneder senere ble prosjektlederen erstattet.

POD ser framover

Arild Hagen, seniorrådgiver i PODs politifagavdeling, er nå kommet inn som prosjekteier på vegne av avdelingsdirektør Kristin Kvigne. Han vil ikke kommentere det som skjedde under anskaffelsen og målforskyvningen, men ønsker å fokusere på det som kommer.

– Mandag 28. oktober avsluttet vi dagsbøtene for Palantir fordi vi så at prosjektet var kommet så langt at vi kunne begynne akseptanseprosessen. Det er fremdeles feil i løsningen, men innenfor det som er akseptabelt, sier Hagen til Politiforum.

Han erkjenner at prosjektet nå er omtrent to år på overtid, men forklarer at årsaken ikke har noe med leverandøren Palantir å gjøre. Hagen sier at det som er beskrevet overfor er knyttet til manglende involvering av faginstansen, og at prosjektet utviklet seg til noe som var utenfor opprinnelig behov.

– Nå er målet å få godkjent løsningen hos Kripos. Vi erkjenner at dette var et prosjekt som hadde fått feil kurs. Nå har POD tatt grep for å få det på rett kurs. Det skjedde da avdelingsdirektør Kvigne overtok eierskapet, og jeg kom inn, sier Hagen.

Han støtter det som fremkommer i Kripos-referatet Politiforum har fått tilgang til, og forklarer at prosjektet ble større enn mandatet – trolig ut fra et ønske om å utnytte teknologien Palantir kunne tilby gjennom sin analysedel.

– For meg er det nå viktig at det er god forankring i fagmiljøet. Det var det i utgangspunktet. Men vi erkjenner at etter hvert som prosjektet gikk fremover, ble det en utvidelse av prosjektet. Og da ble det en snevrere forankring i fagmiljøet hos Kripos som advarte mot utvidelsen. Nå har vi fått tilbake en god forankring i fagmiljøet. Den tryggheten hadde vi ikke i fjor, sier Hagen. Hagen forklarer at POD som prosjekteier nå er tilbake til den opprinnelige løsningen.

– I dette ligger en erkjennelse fra vår side. Vi så ikke at vi manglet den brede forankringen. Nå har vi byttet prosjektleder, og vi involverer fagmiljøet i langt større grad med å ha hentet inn bredden i fagmiljøet. Vi ønsker å fremstå med et tydeligere eierskap og med nye føringer hvor vi toner ned analysedelen, og er tilbake på sporet med en saksbehandlingsdel, sier han.

– Fra Palantir kjøpte dere en løsning som inkluderte både saksbehandling og en analysedel. Har dere nå kjøpt og betalt for et mye større produkt enn det politiet til slutt vil bruke?

– Vi har kjøpt et produkt, og bundet oss til en avtale, så vi står ikke helt fritt til avslutte analysedelen. Men slik det står nå, toner vi ned analysedelen, og bruker ressursene for å få ferdig saksbehandlingsbiten. Så får vi senere se på om vi skal ta i bruk mulighetene knyttet til Palantirs analysedel, sier Hagen.

Kripos fornøyd

Kripos er ansvarlig for politiregistrene, og en helt sentral fagmyndighet når data skal utveksles mellom norsk politi og politiet i Prüm-landene.

– Vi er om omforent med hvor prosjektet står, og er tilfreds med å få slag for at saksbehandlingsløsningen og innføringen av Prüm er det viktigste, sier Tom Korneliussen, fungerende avdelingsleder på avdeling for Internasjonalt politisamarbeid og sentrale registre (IPS) hos Kripos.

Korneliussen har vært brukerrepresentant i Prüm-prosjektets styringsgruppe fra slutten av 2017. Han forklarer at de ønsker å tone ned arbeidet med integrasjoner som ikke er direkte relevante for Prüm, og at de vil se på analysedelen og mulighetene som ligger i denne senere.

Han er tilfreds med at Kripos nå har fått flere fulltidsressurser inn i prosjektet, og at POD tar deler av utgiftene for dette. På spørsmål fra Politiforum, bekrefter Korneliussen at den faglige forankringen nå er god.

– Nå jobber vi for å få mest mulig verdi av ordningen med utveksling av biometriske data innenfor Prüm-avtalen, sier han.

– Er du fornøyd med at Kripos nå i større grad blir lyttet til?

– Vi mener at våre velmenende og faglige forankrede råd burde vært lyttet til tidligere. Situasjonen i dag er bedre, selv om det gjenstår mye arbeid før Norge er Prüm-operative, sier Korneliussen.

– Det er viktig for Kripos hvordan det videre arbeidet organiseres og at mottaksorganisasjonene gir ressurser for å ivareta nye oppgaver, fortsetter han.

Hagen er forsiktig optimist, og antyder at prosjektet vil bli ferdigstilt og klart til bruk for Kripos i 2020.

– Vi har startet godkjenningsløpet mot Prüm-landene og USA, og jobber sammen med Palantir for å få dette i orden med støtte fra Kripos. Det vil være en vurdering fra Kripos når de enkelte land blir koblet på. I første omgang vil det være Kripos som skal bruke det nye systemet som skal bidra til å utveksle informasjon fra DNA, fingeravtrykk, førerkort og kjøretøy, særlig i saker knyttet til terrorbekjempelse. Etter hvert vil også politidistriktene få tilgang. Men enn så lenge, blir politidistriktene nødt til å henvende seg til Kripos for tilgang til biometriske data fra Prüm-landene, sier Korneliussen.

– Blir det ytterligere kostnadssprekk?

– Opprinnelig kostnadsramme skulle være 81 millioner kroner. Per nå har det kostet 90 millioner. Overskridelsene er behandlet i prosjektet, og de er godkjent av porteføljestyret som ledes av politidirektøren.

Problemet til Stortinget

Den 6. mai i år stilte justiskomiteens leder Lene Vågslid (Ap) dette spørsmålet til justisminister Jøran Kallmyr (Frp): «Hva er grunnen til at Prüm-avtalen ikke er operativ slik den skulle vært?»

En uke senere, den 13. mai, besvarte Kallmyr spørsmålet i Stortingets spørretime.

Der erkjente han at det hadde gått lang tid siden regjeringen undertegnet Prüm-avtalen i 2009. Deretter ga Kallmyr en nærmest historisk gjennomgang av prosjektets skjeve gang de ti siste årene. Mye av årsaken til forsinkelsen ble forklart med manglende lovtilpasninger, ekstraarbeid med å inkludere en USA-avtale lik Prüm-avtalen og endringer i motorvognregisteret.

Men forklaringen til Stortinget inneholdt ikke spor av den svake prosjektstyringen fra POD, som er grundig beskrevet i PODs egen internrevisjon.

Vi stilte Vågslid følgende spørsmål:

– Hvordan ser du på at POD nå ser ut til å ha fått Prüm-prosjektet tilbake på det opprinnelige sporet?

– Det er i så fall bra, men det skulle bare mangle. Jeg hadde forventet at ryddejobben hadde startet langt tidligere. Vi har visst om disse problemene lenge, og vi har tatt det opp med flere justisministere.

– Har statsråden latt det gå for lang tid uten å følge opp dette prosjektet?

– Ja, utvilsomt. Regjeringspartienes egne folk etterlyste handling helt tilbake til 2016. Denne avtalen er veldig viktig for effektivt internasjonalt politisamarbeid. Frps første av syv justisministre, Anders Anundsen, sa da Stortinget godkjente avtalen i mai 2016 at dette var «en stor dag for kampen mot organisert og alvorlig kriminalitet og terror». Det ble den dagen absolutt ikke. Nå er vi snart i 2020. Dette er slett politisk håndverk. Det virker helt klart som at ingen har tatt politisk lederskap i dette arbeidet, sier Vågslid. 

– Mangel på kontinuitet

Prüm-prosjektet er, som Politiforum har beskrevet, ikke det eneste store prosjektet som har fått problemer i POD. Merverdiprogrammet til 250 millioner kroner, ble stanset, og Pass- og ID-programmet har hittil kostet mer enn 1,5 milliarder kroner og er sterkt forsinket.

– Er du bekymret for konsekvensene av den svake prosjektstyringen som ser ut til å ha ridd POD under denne regjeringen?

– Ja, det er jeg, svarer Vågslid.

– At regjeringen har hatt til sammen syv justisministere vil jeg mene har hatt konsekvenser. Det har gitt mangel på kontinuitet, god politisk ledelse og kontroll. Det er statsråden som er øverste leder, og regjeringen kan ikke legge skyld på et direktorat i denne saken, fortsetter opposisjonspolitikeren, sier hun. 

Politiforum stilte justisminister Jøran Kallmyr følgende spørsmål:

• Hva gjør politisk ledelse overfor POD med de gjentagende IKT-forsinkelsene og kostnadsoverskridelsene?
• Er forsinkelsene med Prüm-prosjektet akseptabelt for statsråden, med tanke på manglende muligheter til effektiv terrorbekjempelse?
• Hvordan involverer statsråden seg i manglende måloppnåelse og kostnadssprekk for POD?

Justisministeren ønsker ikke å la seg intervjue, men sender følgende e-postsvar:

«Det er ikke riktig at NPID-prosjektet har passert 1,5 milliarder kroner i utviklingskostnad.

I omtalen i Prop. 1 S (2019-2020), side 123, vurderer POD at det er 85 prosent sannsynlig at prosjektet vil kunne gjennomføres innenfor en ramme på 750 millioner kroner.

Til spørsmålene om Prüm: Denne avtalen gir ikke politiet tilgang til andre typer opplysninger enn det de allerede har tilgang til gjennom det ordinære politi- og strafferettssamarbeidet, herunder gjennom tilknytning til Schengen-samarbeidet, Interpol og Europol.

Politiet må imidlertid i dag anmode andre Prüm-land manuelt for søk mot deres biometridatabaser. Gjennom Prümsamarbeidet vil denne informasjonsutvekslingen gjøres betydelig mer effektiv ved at det kan gjennomføres automatiske søk i opplysninger fra andre staters registre.

Departementet legger til grunn at politiet vurderer og gjennomfører de etterforskingsskritt som er nødvendige i den enkelte sak for at straff bare handlinger blir oppklart og gjerningspersoner stilt til ansvar.

Justis- og beredskapsdepartementet styrer Politidirektoratet gjennom å sette mål og stille krav på et overordnet nivå. Det innebærer at JD følger opp prosjektene i PODs utviklingsportefølje på et overordnet nivå, og på bakgrunn av PODs tertialrapportering vurderer om enkeltprosjekter krever særskilt oppfølging fra departementet. I vurderingen inngår blant annet risikoanalyser og hvilke bindinger som foreligger overfor departementet og Stortinget.

For prosjektet Nye pass og nasjonale ID-kort (NPID) foreligger det eksempelvis sterke bindinger. På bakgrunn av status og fremdrift i NPID følges dette prosjektet opp særskilt i departementet. Politidirektoratet rapporterer månedlig om status og utvikling i prosjektet. Rapporteringen følges opp i jevnlige, ekstraordinære styringsdialogmøter med dette som eneste sak.» 

LES OGSÅ: Syndebukken del 1: Hva skjedde egentlig med Birgitte Tengs-etterforsker Stian Elle?