Saksøker arbeidsgiver etter utlevering av personalmappe

Som Politiforum skrev om i april, er polititjenestemannen «Knut» en av flere politiansatte hvis innholdet i personalmapper har blitt utlevert til utenforstående – av arbeidsgiver selv. For å få hjelp, hyret Knut advokat Hans Marius Graasvold gjennom fagforeningen Politiets Fellesforbund (PF).

Etter at Knuts arbeidsgiver avviste at de hadde oppreisningsansvar overfor Knut, sendte Graasvold et prosessvarsel til Knuts arbeidsgiver, med krav om erstatning for blant annet ulovlig utlevering av personopplysninger. Svarfristen på to uker utløp uten tilbakemelding fra arbeidsgiver.

– Vi har ikke fått svar, og vil derfor ta ut stevning mot arbeidsgiver, sier Graasvold til Politiforum i midten av mai.

Habilitetsspørsmål

I prosessvarselet til Knuts arbeidsgiver, stiller advokaten blant annet spørsmål ved habiliteten til saksbehandleren som både utleverte opplysningene og behandler oppreisningskravet.

«Etter vårt syn er [saksbehandleren] klart å anse som part i saken, all den tid [vedkommende] på vegne av politidistriktet anfører at ansvaret for denne typen feil ligger på saksbehandlernivå, og [vedkommende] i dette tilfellet er saksbehandler. […] Vi imøteser [arbeidsgivers] syn på om [saksbehandlerens] habilitet er vurdert, og eventuelt hvordan man har vurdert dette spørsmålet», skriver Graasvold.

– Det de skriver til oss, om at arbeidsgiver ikke under noen omstendighet har ansvar i en sak som dette, men at det er den enkelte ansatte som sitter på ansvaret, synes vi er relativt oppsiktsvekkende, sier Graasvold.

Han skriver videre i prosessvarselet at politidistriktets utlevering av Knuts opplysninger «innebærer et brudd på taushetsplikten» etter forvaltningsloven, og at «personopplysningsloven gir den registrerte beskyttelse også i innsynssaker».

«For øvrig fastholdes det at de utleverte dokumentene åpenbart var egnet til å identifisere [Knut], på tross av at navn, adresse og personnummer var sladdet», konkluderer Graasvold.

– Stevningen vil inneholde et krav om oppreisning, med samme argumentasjon som i prosessvarselet, sier advokaten.

POD møte justis

Som en konsekvens av innsynskravene i personalmapper, og utleveringen av informasjon fra disse, ble det avholdt et møte mellom Politidirektoratet (POD) og Justisdepartementet. Temaet var regelverket rundt innsyn i personalmapper.

– Regelverket er problematisk når det gjelder adgangen til innsyn i personalmapper. Jeg har stor forståelse for at ansatte i politiet reagerer, sier assisterende politidirektør Håkon Skulstad i en pressemelding på politiets intranett Kilden.

Skulstad sier på intranettet at det gjennom flere saker har blitt tydelig at regelverket i dag har uheldige konsekvenser, og at regelverket kan misbrukes.

– I tillegg er det vanskelig å praktisere. Sakene direktoratet har behandlet viser at det i flere tilfeller oppstår spørsmål om hvor grensene for innsyn skal trekkes, sier Skulstad.

På møtet med departementet tok POD opp spørsmål om endringer i regelverket som gjelder innsyn i personalmapper.

– Ut fra sakene og henvendelsene direktoratet har hatt til behandling, ser vi også at det kan oppstår spørsmål om reaksjoner mot eller fare for en ansatt hvis opplysninger gis ut. Hvis det er en reell risiko for dette, kan det være grunnlag for å unnta opplysningene.

– Ikke hørt fra POD

Advokat Graasvold sier han ikke hadde hørt noe om at møtet var berammet, eller hva som skulle diskuteres der.

– Vi har ikke hørt noen ting fra POD. Vi har ikke fått svar på brevet vi sendte dem heller. Vi hadde satt pris på om vi fikk svar på brevet, og om de kanskje kunne orientert oss om hva de skal snakke med departementet om. Det vet vi ingenting om, sier han.

For Knut er det uansett for sent – hans personalmappe er allerede på avveie. Men Graasvold håper møtet kan bidra til at lignende situasjoner ikke oppstår i framtiden.

– En ting er Knuts sak. Vi tok kontakt med POD først og fremst for å sikre at dette ikke skjer igjen. Da er det selvfølgelig fint at de har kontakt med Justisdepartementet om temaet. Jeg håper de tar innover seg at dette er en reell problemstilling, som vi ikke har sett drøftelser av i det Knuts arbeidsgiver har gjort eller som har vært gjenspeilet i de retningslinjene som POD har gitt. Man går rett og slett ikke i dybden og anerkjenner det som er problematikken her: Det behovet for vern som polititjenestemenn har. Jeg håper de tar med seg dette videre, og gjør noe med det.

Går til Datatilsynet

Graasvold mener både arbeidsgiver og POD så snart som mulig bør gå i dialog med Datatilsynet om disse problemstillingene – spesielt sett i lys av EUs nye personvernforordning GDPR, som skal tre i kraft i løpet av sommeren.

– Spesielt for politidistriktene og særorganenes del, så pålegges de der i enda større grad å ha en dialog med Datatilsynet, blant annet om hvilke tiltak og risikovurderinger som skal gjennomføres.

Graasvold har selv kontaktet Datatilsynet i sakens anledning.

– Vi vil gjerne at de vurderer den personvernrettslige siden av dette, og at de gjennomfører et tilsyn av arbeidsgiver. Jeg har også vært i kontakt med Sivilombudsmannen, siden saken er litt i grenseland. Etter svaret fra Sivilombudsmannen, er konklusjonen at saken først behandles av Datatilsynet som en del av det forvaltningsmessige sporet, sier han.

Dette fordi Datatilsynet har flere virkemidler de kan ta i bruk.

– Et tilsyn vil resultere i en tilsynsrapport, hvor man går gjennom det som måtte være av feil eller mangler. Finner de mangler, vil de kunne ilegge overtredelsesgebyr og pålegge rettelser eller innføring av rutiner, innenfor gitte tidsfrister. De har mer konkrete tiltak å by på.

– Har endret praksis

Politiforum kontaktet Knuts arbeidsgiver for å få deres kommentar til Graasvolds uttalelser. Lederen for arbeidsgivers stab for virksomhetsstyring – ikke saksbehandleren – uttaler seg om saken. Vi har valgt å anonymisere vedkommende av hensyn til Knuts identitet.

– Det er POD som behandler klagesaken, og det er de som skal besvare prosessvarselet. Vi jobber nå med å oversende saken til dem. Vi beklager at fristen ikke har blitt overholdt, sier lederen.

På spørsmål om arbeidsgiver har vurdert saksbehandlers habilitet, er svaret dette:

– I henhold til rundskriv 2006/005 fra POD skal denne saken bli sendt til POD for vurdering. Vi understreker for ordens skyld at det ikke var saksbehandleren som behandlet innsynskravet og vedkommende er derfor ikke inhabil.

– Graasvold mener dere så snart som mulig bør gå i dialog med Datatilsynet om problemstillingene knyttet til innsynskrav i/utlevering av opplysninger fra personalmapper. Er dette noe dere vurderer?

– Vi følger retningslinjene fra POD. Når det gjelder de prinsipielle spørsmålene rundt innsyn i ansattes personalmapper og dialogen med Datatilsynet, henviser vi til POD.

– Graasvold vil nå ta ut stevning mot der som arbeidsgiver, med krav om oppreisningserstatning. Har dere noen kommentar til det?

– Vi har etter at denne saken oppstod i desember 2017 endret praksis med henhold til innsyn i personalmapper og vil alltid kontakte den ansatte det gjelder før opplysninger fra personalmappen utleveres.