Sparer pallevis med ark og millioner på å gå fra papir til minnepinne

Digital fengsling handler i all korthet om at alle papirer tilknyttet fengslinger distribueres digitalt. Da Grønland politistasjon i Oslo startet opp sitt pionerprosjekt 1. oktober i år, var det som å ta et sjumilssteg inn i framtiden.

– Samfunnet forandrer seg, vi flyr ikke så mye rundt med papirer lenger. Vi har brukt utallige timer på å kopiere opp saker, men nå kjører vi dem bare ut på minnepinne eller sender dem ut på e-post. Etter vår mening er tiden overmoden. Det er dette som er framtiden, sier Arne Kristian Solbakken, leder for etterforskning på Grønland politistasjon.

Ved å gå fra papirsaker til PDF-filer, sparer etterforskerne på Grønland både tid og penger. Så effektivt har det vært, at investeringskostnaden på én million kroner var spart inn etter skarve tre uker.

Alt takket være én sak.

Én million ark

Da politiet i fjor høst slo til mot et stort og omfattende narkotikanettverk på Oslos østkant, begynte ballen å rulle. Flere titalls personer ble pågrepet, narkotika ble beslaglagt og haugen av bevismateriale vokste og vokste.

I dag sitter etterforskerne på Grønland på enorme mengder saksdokumenter. Bare hovedsaken består av mer enn 12.000 A4-sider. I tillegg kommer flere andre, til dels store saker, som er knyttet til denne.

Videoopptak, lyd- og bildefiler, fyller en fire terabyte stor harddisk. Dokumentbeslagene er på 2400 sider. Mengden med informasjon er nesten uoverkommelig.

– Dette er nok den største saken i Grønland politistasjons historie, sier politibetjent Jan Erik Bresil ved forebyggende avsnitt på stasjonen.

I dag er det han som har ansvaret for saken mot bakmennene og selgerne. Med mange involverte personer, aktor, dommere og 22 forsvarere, beregner Bresil at kopier av saken til alle involverte ville krevd minst én million A4-ark - tilsvarende åtte paller med papir.

Heldigvis for etterforskerne falt saken inn under den ferske digital fengsling-ordningen. Ingen måtte derfor overse at alle de én million arkene fikk påkopiert korrekt innhold og ble lagt i riktig mappe. Budbilen ble overflødig. Den enkle løsningen ble en velkjent dings.

– Vi leverte alle sakspapirene på krypterte minnepinner istedenfor. Det hadde ikke vært mulig å gjennomføre dette uten at vi kunne gjort dette digitalt, sier Bresil.

Slutt på kopikø

Narkotikasaken på Oslo øst er det ekstreme eksempelet. Slike saker er det få av, men til gjengjeld er det mange av de ordinære sakene. Hver dag gjennomføres det i snitt en fengsling på Grønland, og den ukentlige besparelsen anslås å være på 3000 kroner bare i papirutgifter.

I tillegg blir det mindre slitasje på kopimaskinene – og ikke minst frigjøres det mye tid hos etterforskerne som slipper å lage kopisett av sakene. Tidligere brukte etterforskerne i snitt rundt en times tid på å klargjøre en helt vanlig sak.

– Digital fengsling frigjør mye politikraft, faktisk flere årsverk bare på Grønland politistasjon. Tidligere ventet vi i kø på en ledig kopimaskin, og brukte mye tid på å mate ark i riktig farge og størrelse. Det var ganske meningsløst, sier politiførstebetjent Emil Alexander Jenssen.

Han har vært en av pådriverne for digital fengsling, etter at Oslo politidistrikt i fjor tok beslutningen om å jobbe for å bli papirløse. Det som krevdes for å sette i gang med digital fengsling, var at Politiets IT-tjeneste (PIT) måtte gjøre en liten endring i BL, i tillegg til at politistasjonen måtte gå til anskaffelse av dataprogrammet Adobe pro.

I dag er det nok med et par tastetrykk for å generere en ferdig indeksert, elektronisk sak.

– Nå får vi PC-en til å jobbe for oss, sier Jenssen.

Grønland politistasjon er den første politistasjonen i Norge med fulldigital saksbehandling.

– Dette er et samarbeidsprosjekt med tingretten, og også ankeinstansene er med på dette. For tingretten handler det om å ha det tekniske på plass i rettssalene. Nå produserer vi alt digitalt og sender det til tingretten. Slik får de sakene raskere og med bedre kvalitet. Det er en enorm forbedring.

– Styrker rettssikkerheten

Sakene sendes nå enten som vedlegg i epost, gjennom fildelingstjenesten Dropbox eller på minnepinner.

– Filene krypteres, og passordet sendes gjennom et annet system for økt sikkerhet, understreker Jenssen.

– Og Dropbox er en midlertidig løsning. På sikt håper vi å få opp en portalløsning hvor vi kan dele dokumenter som alle aktører får tilgang til, fortsetter han.

Jenssen forteller at alle involverte parter stort sett er positive til den nye arbeidsmetoden.

– Tilbakemeldingen fra forsvarerne er positive, og de fleste opplever at dette bidrar til et mer opplyst forsvar til klienten. Sånn sett er det et rettssikkerhetsaspekt her, også fordi dommerne har bedre tid til å gå gjennom sakene. Som en bonus kommer kjennelsene raskere til oss, og det har i enkelte tilfeller medført kortere tid på glattcelle, forteller han.

Jenssen forteller at dette har vært mer et «kulturendringsprosjekt» enn et teknisk prosjekt.

– Vi har et ungt miljø på stasjonen som er åpent for endring. Mange har ventet lenge på å få jobbe mer moderne. En overraskelse nå som vi har kommet i gang, er det er de «voksne» som er mest positive. Folk har sagt til meg at de ikke skjønner hvorfor vi ikke begynte med dette tidligere. Den største kneika var rett og slett å begynne, understreker han.

Fortsatt papir

Politiadvokat Sonika Sharma er blant de som har merket forskjellen fra tidligere. Nå smetter hun en ipad med dokumenter ned i veska – ferdig er den tiden hun måtte drasse på tykke saksmapper.

– Hverdagen har blitt vesentlig enklere. Vi får dokumentene elektronisk og slipper å bære papirene til retten. Det framstår dessuten mye mer ryddig i retten når alle har elektroniske papirer og lett kan slå opp på samme sted i dokumentene, sier Sharma til Politiforum.

Hun sier dette er en etterlengtet modernisering.

– Jeg er veldig fornøyd! Papirløst kontor er framtiden, understreker hun.

Helt digitale er imidlertid ikke Grønland politistasjon ennå. Jenssen forteller at det fortsatt blir laget en papirversjon av hver enkelt sak.

– Papirsaken eksisterer fortsatt, fordi straffesakssystemet ikke er godkjent for arkivering. Derfor må vi ha en papirkopi av alle dokumenter og saker. Det er en begrensning i prosjektet.