Dagbøter og flere ansatte: Slik vil politiet berge det store pass- og ID-programmet

I vår ble det offentlig kjent at Politidirektoratets Pass og ID-prosjekt ville gå på en sprekk på flere hundre millioner. Nye pass og nasjonale ID-kort ville bli utsatt i ytterligere to år, til 2020.

Bakgrunnen var blant annet at leverandøren Gemalto, som signerte en kontrakt verdt 1,5 milliarder kroner, ikke klarte å levere passystemer og -kiosker på tiden. Politidirektoratet selv hadde glemt å ta med kostnader til vesentlige deler av prosjektet i beregningene.

Siden i sommer har Politidirektoratet gjort omfattende endringer som gjør at de håper nordmenn kan nye pass og nasjonale ID-kort innen et par år.

• Politidirektoratet inngikk på nyåret tilleggsavtaler med Gemalto som gjør at politiet er sikret dagbøter og erstatninger, hvis ikke leverandøren oppfyller kravene. I 2018 vil Gemalto få dagbøter på minst 8,5 millioner kroner.
• Prosjektet har omgjort til et større program. I programmet Nye pass og ID-kort (NPID) er det gjort flere nyansettelser og flere vil komme.
• Ledelsen av programmet er løftet opp på et høyere nivå. Assisterende, og snart fungerende, politidirektør Håkon Skulstad er nå øverste ansvarlige for NPID.

Politidirektoratet mener de er i rute med den nye planen for NPID og tror de vil klare å holde seg innenfor det nye budsjettet på 561 millioner kroner – 343 millioner mer enn det POD håpet å gjennomføre prosjektet på for noen år siden.

Men Justis- og beredskapsdepartementet følger likevel nøye med. Hver måned må POD rapportere status for programmet til departementet. I rapportene fra august og september i år, som Politiforum har fått innsyn i, er den samlede vurderingen av risikoen ved NPID farget rød.

Det innebærer at det fortsatt hefter stor usikkerhet ved om programmet kan komme i mål på tid og til de kostnader som er beregnet.

Informasjonssikkerhet og programvare koster og forsinker

Det tidligere Pass- og ID-prosjektet, nå NPID, skulle først sikre nye pass og nasjonale ID-kort i 2016. Høsten 2016 ble leveransen utsatt og selskapet Gemalto signert - ny levering ble satt til høsten 2018. I vår ble det kjent at Politidirektoratet gikk for at leveransen vil skje i 2020.

– Programmet er komplisert og det er fortsatt mange risikofaktorer. Det vil det være i hele programmets levetid, men vi håper at risikoen vil bli stadig mindre og vi styrer mot 2020, sier Atle Roll-Matthiesen, fagdirektør i Politidirektoratet og programdirektør i NPID.

På veien mot nye pass og ID-kort har politiet fått seg flere vekkere som har ført til at programmet har økt i omfang og kostnader. Først kom en rapport fra Riksrevisjonen i 2015, som pekte på en rekke forbedringsområder når det kom til sikkerhet ved utstedelse av pass. Blant annet var ikke politiets lokaliteter egnet til å følge retningslinjene, og POD vet ennå ikke endelig hvilke steder i Norge som skal utstede pass og ID-kort.

Deretter ble det klart at omfanget av hva som kreves for å ivareta informasjonssikkerheten ved ID-kort med elektronisk ID, hadde vært undervurdert. Programmet trengte et eget system for informasjonssikkerhet og kunne ikke benytte de eksisterende systemene politiet hadde. Dette krever flere årsverk på fulltid i Politidirektoratet.

– Uten dette vil vi ikke få godkjent på informasjonssikkerhet når det blir gjennomført eksterne revisjoner av informasjonssikkerheten i pass og ID-forvaltningen senere, kommenterer Roll-Matthiesen.

I tillegg kom forsinkelser hos leverandøren, spesielt når det kommer til utvikling av programvaren, et såkalt CMS, som benyttes av ansatte og kunder i passkioskene som vil plasseres rundt i landet. Dette utgjør ifølge POD viktige deler av forsinkelsene fra leverandøren Gemalto og er et område POD nå følger ekstra tett:

«Utvikling av CMS er fortsatt kritisk aktivitet i prosjektet. Gemalto rapporterer at arbeidet er i henhold til plan, men det er fremdeles stor usikkerhet til dette», heter det i PODs rapportering til Justis- og beredskapsdepartementet i august.

Sliter med å hente kompetanse, men det påvirker ikke 2020-mål

I rapportene fra POD til departementet, presenterer POD prognoser for når man vil være i mål med en rekke mindre deler av prosjektene som pågår. Her påpeker de også når det oppstår forsinkelser. Noe som kalles produksjonsbevis og produksjonsmiljø er forsinket med ti uker i forhold til planen. Mobilt utstyr til opptak av biometri viser seg fra august til september å ha blitt utsatt enda noen måneder. 

I et ekstraordinært møte mellom Justis- og beredskapsdepartementet og POD 7. september, uttrykte departementet bekymring for at POD var for få ansatte spesielt i PODs ID-seksjon og knyttet til det omtalte systemet for informasjonssikkerhet i NPID. Begge deler anses som viktig for å få ID-arbeidet i havn. 

I ID-seksjonen var bare 7 av 13 planlagt ansatte på plass 7. september. De resterende ansatte vil, først og fremst gjennom intern rekruttering, trolig være på plass i løpet av de kommende månedene, mener Roll-Matthiesen.

– Verken i programmet eller på ID-seksjonen i POD er vi fullt besatte. Men vi har oppunder ti ansatte på plass og det ser lysere ut. Det mangler fire-fem ansatte i ID-seksjonen og 3-4 ansatte i NPID. Siden vi har skjøvet en del aktivitet som skulle skjedd i 2018 til 2019, kan vi akseptere at det tar litt tid å få på plass folk.

Også de mindre forsinkelsene på leveranser og utstyr som POD rapporterer til departementet om, ser på nåværende tidspunkt ut til å gå fint innenfor både tidsplanen og kostnadene på 561 millioner kroner, forsikrer Roll-Matthiesen.

8,5 millioner i dagbøter

Da det ble klart at Gemalto ikke kunne levere som planlagt, gikk POD og Gemalto i forhandlinger om en tilleggsavtale etter nyttår i år. Målet var å sikre seg mot ytterligere forsinkelser og kostnadssprekker. Blant annet ble det enighet om bøter, hvis leveransene ble forsinket som følge av feil fra leverandør.

I 2018 er det budsjettert med 8,5 millioner kroner i dagbøter til Gemalto, viser programmets budsjett.

– Er dette noe POD vil kreve inn fra Gemalto?

– Ja, de vil ilegges dette som følge av allerede inntrufne hendelser. Etter tøffe diskusjoner i vår, ble det enighet om å inngå avtaler som blant annet ga oss mulighet til å skrive ut dagbøter og andre mekanismer for eventuelt framtidig mislighold. Jeg vil ikke gå inn i hva avtalene inneholder, men dagbøter og erstatning kan gjøre seg gjeldende. Det handler om å gi oss trygghet i programmet. Men det skal også påpekes at dialogen vi har med Gemaltor er god. Vi har felles styringsmøter og vi styrer nå etter planen.

Et eksempel på en merkostnad POD informerer Justis- og beredskapsdepartementet om, er en merkostnad på 750.000 kroner for «lanseringsversjonen av biometrikiosker». Ifølge POD hadde Gemalto iverksatt endringer etter bestillinger fra POD, uten at det forelå noen formell beslutning bak det. Summen deles trolig på 500.000 til POD og 250.000 til Gemalto.

– Avvik skyldes enten feil fra leverandør eller er noe vi må ta ansvar for ved at vi ikke har planlagt det. Vi har ikke alltid vært like gode på å klargjøre hvilke avvik som skyldes feil og hva som skyldes endringer vi selv har bestemt. Dette er en sum vi er enige om og som gjør at vi kan gå videre, men dette påvirker ikke den totale rammen for programmet, forklarer Roll-Matthiesen.

Politiforum har flere ganger ringt for å spørre om direktøren i Gemalto i Norge, Helge Klophus, vil stille til intervju. Han har hatt røykepause eller har gått for dagen de gangene vi har ringt, og svarer ikke på spørsmål Politiforum har sendt på e-post. Den som svarer på telefonen hos Gemalto Norge, har imidlertid sagt til Politiforum at selskapet ikke kan svare på spørsmålene.

Heller ikke den internasjonale pressekontakten til Gemalto har svart på Politiforums henvendelse.

Assisterende politidirektør får ansvar

Omorganiseringen av hele Pass- og ID-prosjektet til det større NPID-programmet, inngår som nevnt i en større plan som ble laget i sommer. Planen er POD og Gemalto enige om.

– Etter flere evalueringer iverksatte vi denne planen i juni. Vi la vekt på å ha en plan Gemalto og POD var enige om, sier Roll-Matthiesen.

– Hvorfor løftes dette til et program under assisterende politidirektør Håkon Skulstad?

– – Det er to ting. Først og fremst fordi dette er et så viktig program for politiet at det er naturlig å forankre det på høyest mulig nivå i etaten. Det andre er at programmet er stort og gjelder hele direktoratet. Da må det forankres høyt, slik at det når opp når man skal prioritere i det daglige. Styringa av programmet styrkes ytterligere ved at Håkon Skulstad har erfaring med store prosjekter

NPID vil etter planen koste politiet 188,3 millioner i 2019 og 45 millioner i 2019. 

– De finansene er det politiet som garanterer for, og de vil trekkes fra politiets utviklingsportefølje. Det innebærer også at andre utviklingstiltak vil skyves ut i tid, men skal ikke gå utover distriktenes driftsbudsjetter.

I første omgang blir onsdag 21. november en milepæl for NPID. Da ankommer etter planen de første biometrikioskene, passkioskene, til et sentralisert pass- og ID-kontor for Øst politidistrikt, på Grålum utenfor Sarpsborg.

– Dette er et særdeles komplisert og krevende program, det er noe vi har fått erfare. Men det ligger mye inspirasjon i å vite hvor viktig dette arbeidet er. Vi har en god plan, og styrer for fullt etter den, sier Roll-Matthiesen.

Justis- og beredskaps­departementet: Har tillit til POD og leverandør

Justis- og beredskapsdepartementet bekrefter at de følger departementets arbeid med Nye pass og ID-kort nøye.

– Departementet har som en del av etatsstyringen iverksatt tiltak for tettere oppfølging. POD rapporterer månedlig til departementet om status og fremdrift i dette programmet. Rapporteringen har i 2018 blitt fulgt opp i jevnlige, ekstraordinære etatsstyringsmøter mellom JD og POD, skriver Andreas Bjørklund i Justis- og beredskapsdepartementet, i en e-post til Politiforum

– Anser også Justis- og beredskapsdepartementet at NPID ser ut til å følge den planen som er lagt, og anser man fortsatt 2020 som et realistisk mål for nye pass og nasjonale ID-kort?

– JD følger opp PODs månedlige rapportering på status og fremdrift. Departementet har tillit til at POD og leverandør gjør det som er teknisk og praktisk mulig for å sikre lansering av dokumentene i 2020, skriver Bjørklund.

Med Riksrevisjonen på kopi

Riksrevisjonen fortsetter også å ha et øye på politiets passforvaltning. Etter rapporten de kom med i 2015, ba Stortingets kontroll- og konstitusjonskommité Riksrevisjonen om å følge opp videre.

– Vi har derfor fulgt utviklingen i prosjektet gjennom møter og brev, i tråd med vanlig praksis i slike saker. Vi har også orientert Stortinget om status i prosjektet, skriver kommunikasjonsrådgiver i Riksrevisjonen, Siri Bentserud Wingerei, i en e-post.

Riksrevisjonen stod på kopi og mottok referatet fra det ekstraordinære møtet Justis- og beredskapsdepartementet og Politidirektoratet hadde 7. september, slik de gjør med andre referater fra styringsdialogmøter mellom departement og direktorat.

– Videre oppfølging vurderer vi fortløpende, skriver Wingerei.