IKT og gambling

Det siste året har det vært flere systemsammenbrudd. Sammenbruddet i BL-systemet varsles nå som et varig problem som vil gå utover oppgaveløsningen.

IKT-systemer og organisering er i dag så sammenvevd at omorganisering av det ene betyr omorganisering av det andre. Vi vet at IKT-systemer som koples tettere sammen, eksempelvis når de skal gjøres nasjonale der de før var lokale, blir mer komplekse. Både organisasjonsteori og forskning på IKT-systemer viser hva som skjer når man øker kompleksiteten, sammenkoplingen og sentraliseringen av organisasjon og IKT-systemer: risikoen for sammenbrudd øker.

Det er derfor trolig ikke tilfeldig at antallet mindre sammenbrudd, og nå et større, skjer i takt med sentraliseringen av organisasjonen.

LES OGSÅ: BL-systemet er nede igjen.

Tsunami-effekter

Med økt kompleksitet i sammenvevde og interaktive systemer øker følsomhet for at små, perifere feil og variasjoner skal skape store systemkonsekvenser. Slike oppsett kjennetegnes av at de plutselig kan bryte sammen uten at man finner tydelige feil. Det er bruken, designet og sammenkoplingene av organisasjonen og IKT-systemene som i seg selv skaper "tsunami-effekter" gjennom tett koplede systemer. Risikoen for organisatorisk sammenbrudd øker dermed. Det forsterkes ytterligere ved økt sammenkopling og sentralisering av selve organisasjonen. Sentralisering er med andre ord i seg selv en sikkerhetsrisiko dersom dette ikke er nøye gjennomtenkt.

Slik som det beskrives er ikke BL-systemet designet for den organiseringen som nå pågår. Man gambler med at systemet tåler økt sentralisering. IKT-forskere forteller at man ikke bør kople sammen systemer som ikke er designet for å hindre at lokale feil sprer seg til andre deler av det sammenkoblede systemet. I en kronikk på forskning.no 13.sept i år skriver professor Kjell Jørgen Hole ved UiB om sårbarheten i sammenkoplede systemer og prinsipper for å unngå dette.

Det ene er ågjøre enkeltdelene eller modulene i systemet mindre avhengig av hverandre. Problematiske deler må kunne isoleres, noe som er lettere når det er svake avhengigheter mellom modulene. Sammen hindrer dette at lokale problemer tar ned hele systemet. Det må i tillegg bygges inn overskudd i systemet til å overta oppgaver som faller ut. Endelig bør systemet bestå av moduler med samme funksjonalitet, men ulikt design, noe som minsker sjansen for at flere moduler feiler av samme grunn. Det hindrer også at lokale feil sprer seg.

Interessant nok likner disse generelle teknologiske anbefalingene på noe av det nyere organisasjonsteori (kompleksitetsteori) sier om organisasjoner. Dynamiske organisasjoner som skal håndtere annet enn helt forutsigbare oppgaver må ha mindre innbyrdes avhengighet, mulighet til å isolere problemer, overskuddskapasitet og ulik tilnærming til samme oppgave. Det peker mot desentraliserte organisasjoner. Politireformen legger opp til det motsatte: standardisering og sentralisering både av organisasjon og IKT-systemer. Resultatet er en økning av sårbarhet og risiko for sammenbrudd i både IKT-systemer og organisasjonsfunksjonalitet.

Betydelig sammenbrudd på grunn av reformen

Det er noe Sovjet-aktig over kommunikasjonen fra POD i denne saken. De sier at de har et problem som de jobber med å løse, men at det vil vedvare. Men de sier ikke hvilken sammenheng det har med det regimet og den organisasjonstenkningen de har innført.

Organisasjonspraksis er i dag helt innvevd i IKT systemene. Følgelig kan man ikke se organiseringen uavhengig av disse systemene. Mye tyder på at det vi ser ikke er midlertidig, men et første tegn på et betydelig sammenbrudd i organisasjonen på grunn av politireformen. De har enten oversett - eller gamblet med - advarsler de har fått om hvilke konsekvenser organisasjonsløsningene i reformen får for IKT systemene, arbeidsprosessene og sikkerheten.

I ledelsesfaget har det lenge eksistert en tanke om at ledere skal ha kontroll på organisasjonen. Dette har sitt opphav i at faget organisasjon og ledelse opprinnelig tok sin inspirasjon fra ingeniørvitenskapen i en tid hvor teknologer drev lukkede fabrikker med dampmaskiner.

I den tiden organiserte man seg etter dampmaskinens mekaniske prinsipper. I politiet har disse prinsippene ikke bare vedvart, men forsterket seg i politireformen. Men organisasjoner er ikke som for hundre år siden. IKT systemer er ikke mekanisk teknologi. Det er interaktiv teknologi som ikke oppfører seg som dampmaskiner. Derfor må enhver organisering i dag tilpasses de interaktive IKT-systemene. Sentraliserte organisasjoner passer dårlig til det.

I dag er det saksbehandlingssystemet som bryter sammen i politiet. Så vidt jeg forstår tenker man seg også at IKT-løsninger for beredskap -og kriser skal koples tettere sammen. Under en krise settes både teknologiske og organisatoriske løsninger under press. Er begge tett sammenkoplet er det et dobbelt potensial for sammenbrudd. Under en større krise kan man godt tenke seg at dette vil føre til total kollaps i politiets respons –og koordineringsevne. Ressursene vil nok en gang ha problemer med å finne hverandre.

Organisatorisk villvarelse

Det snakkes ofte om ”etterslep” innenfor IKT-området som en slags unnskyldning for alt som går galt. Men alle slike systemer har en "arv". De er ofte ikke designet for de endrede organisatoriske løsningene som etterspørres av ivrige politikere og ledere som ikke raskt nok får etablert sine ambisjoner om sentral kontroll. De gamle systemene må tilpasses, og eventuelt kjøres parallelt med utbygging av helt nye, og selv da er det et organisasjonsspørsmål og et spørsmål om tilgang til ekspertise og ressurser om hvorvidt de holder eller bryter sammen.

Det mest ulykksalige for politiet er at det er etablert en organisatorisk villfarelse om at sentralisering fører til bedre kontroll, og dersom alle endringer skjer samtidig, skal man raskt oppnå kontroll i hele landet. I virkeligheten er det motsatt. De endringer som gjøres nå og måten de gjøres på trekker i en retning som øker potensialet for teknologiske og organisatoriske sammenbrudd. At mange endringer skjer samtidig, øker ytterligere risikoen.

BL-sammenbruddet er derfor en seriøs advarsel om et politi på full fart inn i en organisatorisk og produksjonsmessig hengemyr hvor nødløsninger blir det eneste organisasjonen kan levere.

For mer om kompleksitet og organisasjon:

Johannessen, Stig O. og L. Kuhn (2012)Complexity in Organization Studies, Sage Major Work, 1668p. London: Sage Publications (fire bind).

Johannessen, Stig O. (2017)Strategies, Leadership and Complexity in Crisis and Emergency Operations.New York: Routledge.