Blodrøde tall for PIT: Har brukt over 200 millioner for mye 

I går kom nyheten om at Justis- og beredskapsdepartementet vil bevilge 635 millioner kroner ekstra til politiet. Pengene skal gå til pensjon, IT og bemanning.

Og behovet for friske midler til disse områdene, er stort.

Pressemeldingen kom samme dag som Politiforum kunne melde at politiet har pådratt seg en kvart million kroner i ekstra pensjonsutgifter i 2023. 

Samtidig kan Politiforum også avsløre at Politiets IT-enhet (PIT) har lagt bak seg et blodrødt, økonomisk år.

«PITs hovedutfordringer er relatert til et digitalt etterslep og som følge av det et økonomisk overforbruk for å imøtegå det digitale etterslepet», er PITs begrunnelse på merforbruket overfor Politidirektoratet (POD).

Det viser dokumenter Politiforum har fått innsyn i.

Møtet fant sted i juni i fjor, og da tilsa økonomiprognosene at PIT ville gå med 233 millioner kroner i minus.

«PIT betegner risikoen knyttet til utdatert og sårbar teknologi som høy. På denne bakgrunn er det igangsatt flere initiativer for å ta ned denne risikoen, blant annet forbedring av grunnleggende infrastruktur slik at PIT kan opprettholde sikker og stabil drift av politiets IT-løsninger», fortsatte PIT ifølge referatet.

I møtet ble PIT blant annet representert av direktør Catherine Janson, og fra POD deltok Roger Bjerke, som er leder for styringsavdelingen.

«En kombinasjon av at PIT hadde et høyt aktivitetsnivå allerede ved inngangen av året, blant annet for å imøtegå de risikoene som er beskrevet ovenfor, prisøkninger på lisensavtaler, valutasvingninger (svak krone sammenlignet med USD og Euro) samt rekruttering av personell som på sikt skal kunne erstatte konsulenter (konsulentomveksling), har medført at PIT har et ikke ubetydelig overforbruk», sa PIT videre under juni-møtet.

Stor budsjettmisnøye

Under møtet kom det også frem at PIT ikke ville signere resultatavtalen med POD. Dette er en avtale POD inngår med alle politiets enheter, som beskriver mål og resultatkrav for enheten, samt gir de økonomiske rammene for enheten. Ifølge reglementet for økonomistyring i staten, har enhetene på sin side et ansvar for å nå målene og resultatkravene innenfor den tildelte rammen. 

«Årets resultatavtale er ikke signert da PIT mener at en resultatavtale forutsetter realistisk finansiering. PIT har vært tvunget til å foreta strenge prioriteringer for å ivareta sikker og stabil drift», var tilbakemeldingen fra PIT.

De tok også til orde for at enheten ikke hadde den nødvendige bemanningen for å ivareta sikker og stabil drift. Dermed ville det også bli krevende å prioritere oppdrag gitt gjennomen resultatavtalen som strekker seg ut over dette.

«Det må være en sammenheng mellom oppdrag gitt gjennom rammen/porteføljen og de ressursene/bemanningen PIT har til rådighet», tok PIT også til orde for.

POD påpekte imidlertid at dersom det ble levert «grønt» på alle oppdragene som er gitt i en resultatavtale, så er rammene for gode. 

«PIT er tildelt en budsjettdisponeringsfullmakt som setter de økonomiske rammene for PIT. Det er viktig at de ulike problemstillingene identifiseres slik at det kan foretas prioriteringer», kontret POD. PIT opplevde det også som utfordrende at «politidirektøren hadde gitt pålegg om å etablere en juridisk funksjon, sett opp mot øvrige oppdrag og tildelt ramme», men presiserte at de ville etterkomme pålegget. 

Begge parter var imidlertid enige om at PIT ville ende opp med et ikke ubetydelig overforbruk for 2023. Derfor ba POD om et realistisk forslag om hvor PIT kunne redusere aktivitetsnivået, hva de kunne utsette til 2024 eller hvilke tiltak som kunne utgå. 

«Dette vil ha begrenset effekt for inneværende år, men dette er like fullt påkrevd. En slik oversikt vil også være av stor betydning for å kunne planlegge 2024. En oversikt som dette må ikke bare omhandle økonomiske konsekvenser, men også konsekvenser av for eksempel faglig og politisk karakter. Konkret ble PIT utfordret på om det er anskaffelser som kan utsettes til neste år. En oversikt vil tjene som et godt beslutningsgrunnlag for POD, og på denne måten vil POD også kunne stå inne for de beslutningene som tas slik at PIT ikke «blir stående alene,»» advarte POD.

Økoprinsipper må følges

Noen måneder senere, i november, var tonen en litt annen. Da møttes PIT og POD igjen for et nytt møte. POD startet med å skryte av PIT og vise til et workshopsarbeid tidligere på høsten, og det parallelle arbeidet som PIT hadde utført.

«Dette var POD godt fornøyd med […]. Det ble presisert at POD hadde tillit til PITs arbeid», kommer det frem av referatet. For fremtiden var ønsket fra POD til PIT å ha stor åpenhet gjennom et tett samarbeid, noe som vil bidra til å videreutvikle en tillitsbasert dialog.

«Parallelt har POD behov for å oppfylle krav som følger av de prinsipper som gjelder for styring i og av statlige virksomheter. Følgelig må det eksempelvis være en formalisme gjennom tildeling av oppdrag og budsjettrammer med tilhørende rapporteringer», kommer det frem i referatet.

POD kunne også legge til at det er en forventing til PIT om løpende dialog og stor transparens knyttet til ressursbruk og hvilken effekt dette gir for samfunnet gjennom leveranser til etaten.

«Det vil bli svært utfordrende for både PIT og POD, både internt i etaten og vis a vis Justisdepartementet (JD), om det blir et merforbruk i 2024. […] PIT må tilpasse aktivitetsnivået til den økonomiske rammen», ble det sagt fra PODs side.

Gjennom resultatavtalen vil også POD be PIT om flere rapporteringspunkter, som er nødvendig for å oppfylle kravene som faller inn under prinsippene for statlig styring.

«Dette gjelder eksempelvis internkontroll, ressursbruk og resultater. […] PODs behov for styring, kontroll og rapportering skal ikke sees på som noen mistillit til PIT, men er et resultat av formelle krav som skal følges», fortsatte POD.

Frykter nedbemanning

PIT opplever på sin side budsjettsituasjonen som svært krevende. Under møtet pekte de på at dersom ikke PIT fikk tildelt et innmeldt økonomiske behov, så ville den akutte situasjonen for 2024 vanskelig kunne løses.

PIT frykter dermed for at enheten må nedbemanne i løpet av 2024 for å balansere budsjettet. POD presiserte på sin side at «dersom PIT tildeles de midlene som etterspørres, så må POD ha trygghet for at disse brukes for å ivareta sikker og stabil drift (SSD) da det er dette området som har førsteprioritet».

I møtereferatet kommer det også frem at merforbruket er tenkt oppdekket gjennom midlene som ble tildelt politiet i nysalderingen av statsbudsjettet, mens det også ble foreslått å også bruke midler fra samme tildeling for å gi PIT nødvendig budsjett for å ivareta sikker og stabil drift i 2024. 

«For å sikre kontinuitet i pågående arbeid og dialog, er det påkrevd med regelmessige, månedlige møter[...]. POD vil komme tilbake til detaljer knyttet til disse møtene, men overordnet vil fokus være på ressursbruk, framdrift, resultater og effekt. POD er åpen for å motta innspill til innretning og temaer for disse møtene», sa også POD under møtet.

POD endte med å gå i minus 203 millioner kroner i fjor. I etterkant ble det kjent at PIT ikke fikk én krone ekstra av Justis- og beredskapsdepartementet over nysalderingen. 

Datasystemer fra 1980-tallet

I år er det ti år siden Politiets IT-enhet ble etablert. Siden da har enheten fått bevilget over ti milliarder kroner. Samtidig bruker politiet datasystemene som var nye på 1980- og 1990-tallet. Datasystemer som det allerede i 2013 ble slått alarm om, fordi det var store mangler ved dem.

Politiforum har derfor spurt justis- og beredskapsminister Emilie Enger Mehl om hva hun tenker om dette og om hun er tilfreds med hva PIT har levert. Selv om regjeringen har signalisert at politiet må kutte i kostnadene til IT-konsulenter, viser tall fra PIT at enheten økte disse kostnadene. Siden oppstarten i 2014 har det gått med 2,9 milliarder til denne potten.

På samme tid har antallet ansatte i PIT skutt i været. Mens politidistriktene brukte mye av fjoråret til å nedbemanne antallet politiårsverk, har antallet ansatte i PIT økt med 85. Nå er det flere ansatte i PIT enn det er politiårsverk i politidistriktene Agder, Finnmark, Innlandet, Møre og Romsdal, Nordland, Troms og Trøndelag. 

Også dette har Politiforum bedt om kommentarer til fra statsråden om. Justis- og beredskapsministeren har ikke besvart disse spørsmålene, sagt hva hun tenker om merforbruket på 200 millioner kroner, eller hva bakgrunnen er for at PIT ikke fikk tilført midler over nysalderingen.

Det har heller ikke politidirektør Benedicte Bjørnland gjort. I stedet får vi en e-post fra Hallvard Holm Brenna, som er fungerende avdelingsdirektør for Styringsavdelingen i POD.

– Merforbruket i PIT følges opp i tråd med økonomireglementet og håndteres på samme måte som alle andre enheter i politiet med et merforbruk, skriver han. 

Videre peker han på at for å levere på samfunnsoppdraget, har POD «de siste årene gjort betydelige og helt nødvendige investeringer for å styrke sikker og stabil drift i politiets IT-løsninger».

– Vi har nå startet et langsiktig arbeid for å erstatte gamle løsninger, og legge til rette for en bedre digital samhandling med innbyggerne. Disse investeringene har vært helt nødvendige for å kunne levere trygge, gode polititjenester til innbyggerne og effektive løsninger for medarbeiderne, sier Brenna.

Han trekker også frem at Riksrevisjonen i sin rapport om digitalisering i politiet peker på at høy teknisk gjeld gir økte driftskostnader.

– Den høye tekniske gjelden skyldes et etterslep på teknologisk videreutvikling. Det har med andre ord over tid blitt investert for lite i videreutvikling av de teknologiske løsningene våre. De utfordringene dette skaper jobber vi med å løse. Dette skjer i tett samarbeid mellom PIT og POD, avslutter han.

Denne saken er publisert i Politiforums første papirutgve i 2024. Etter at Politiforum gikk i trykken, svarte statssekretær Sigve Bolstad i Justis- og beredskapsdepartementet på Politiforums spørsmål. Se svaret hans nederst i saken. 

Følger alle krav

PIT-direktør Catherine Janson tiltrådte først i 2021. Det skjedde etter at en evalueringsrapport slaktet PIT. På spørsmål fra Politiforum om hva budsjettmidlene til PIT har gått til og hvorfor er det så vanskelig å få til IT i politiet, svarer hun følgende:

– Riksrevisjonens rapport har påpekt at digitaliseringsarbeidet i politiet har vært for lite langsiktig og i for stor grad preget av kortsiktige prioriteringer. PITs oppgave er å sikre sikker og stabil drift av de systemene som allerede er i politiet, i tillegg til å videreutvikle de. Noen systemer går tilbake til tidsrommet som nevnes, men samtidig er det laget og opprettet nye løsninger de siste ti årene i etaten.

Videre sier hun at PIT følger opp de politiske signalene om å kutte bruk av konsulenter, og at PIT fra januar 2023 til januar 2024 nesten har halvert antall konsulenter.

– For å kunne gjøre de oppgavene PIT er satt til knyttet til sikker og stabil drift, samt å fortsette digitaliseringen, må det ansettes mennesker i tråd med de digitaliseringsambisjonene vi har som etat. PIT jobber også med digitale tjenester ut til innbyggeren. Digitaliseringen ut mot innbyggerne er et arbeid som på sikt skal gi gevinstrealisering i hele etaten, sier Janson.

PIT-sjefen peker på at økningen i konsulentkostnader fra 2022 til 2023 «skyldes i noen grad prisvekst, samt produktområdet «fra hendelse til avgjort sak» som skal modernisere løsninger for operasjonssentralen og i straffesakskjeden og også gjøre det enklere for innbyggerne å følge sin sak i politietaten».

Janson sier også at merforbruket vil bli fulgt opp i tråd med økonomireglementet i staten. Hva gjelder antall ansatte i PIT sett i forhold til politiårsverk i distriktene, finner ikke Janson det naturlig å kommentere sammenligningen.

– PIT leverer løsninger til hele etaten og det jobbes hver dag for å videreutvikle og sikre disse løsningene. I dagens sikkerhetspolitiske situasjon og med stor cybertrussel blir det stadig mer krevende og holde teknologiske løsninger sikre og stabile. IT er sånn sett en integrert del av alle de nevnte politidistrikter, sier hun.

Når det kommer til PITs manglende signering av resultatavtalen, og utfordringene med å ta pålegg fra politidirektøren svarer hun følgende:

– Jeg ønsker ikke å gå inn i detaljene knyttet til styringsdialogen mellom Politidirektoratet og PIT. Høye forventninger til PIT i den økonomiske situasjonen og pålegg om konsulent kutt må ses som et bakteppe for styringsdialogen og behov for prioriteringer på det tidspunktet. Pålegget om juridisk funksjon var helhjertet støttet av PIT. Dette ble tatt opp i lys av den økonomiske situasjonen, ikke som motstand til pålegg.

Janson sier videre dette om behovet for å følge regelverket for statlig styring og krav til dokumentasjon:

– Vi er avhengig av et godt samarbeid mellom styringsavdelingen i POD og oss i PIT for å sikre at vi prioriteter hensiktsmessig. PIT følger alle lovpålagte kav. Utover det ønsker jeg ikke å kommentere dette ytterligere.

Skylder på forgjengerne

Statssekretær Sigve Bolstad (Sp) skriver i en e-post til Politiforum: 

– Som Riksrevisjonen også har pekt på så ble ikke digitalisering i politiet prioritert nok av forrige regjering med Høyre og FrP, det er vi nå i gang med å rydde opp i. Flere av politiet systemer er gamle, derfor er det behov for å oppdatere disse slik at politiet kan løse oppdraget sitt mest mulig effektivt.

Bolstad viser til at offentlige midler skal brukes mest mulig effektivt. 

– Derfor er det viktig for regjeringen at pengene brukes der de trengs mest. Det er svært viktig at store IKT-investeringer anskaffes på en kostnadseffektiv måte, og at det som anskaffes kan brukes effektivt av operative politimannskapene, sier han.

Videre skriver Bolstad det er viktig at pengene politiet tildeles brukes slik at vi får politikraft.  

– Derfor har regjeringen gitt tydelig beskjed om å kutte unødvendig og dyr konsulentbruk. Av politiets rapportering for andre tertial 2023 framgår det at antall sivile stillinger i PIT øker fordi de nå tar ned konsulentbruken. Flere av politiets kjernesystemer, spesielt innenfor straffesaksområdet, er basert på en teknologi som det hverken er mulig eller ønskelig at politiet selv bygger opp kompetanse på, når vi nå jobber med å fase den ut. Når bruken av disse systemene er avsluttet, reduseres konsulentbruken ytterligere, skriver han.

Avslutningsvis trekker han frem at konsulentbruken i politiet og den generelle økonomistyringen er på dagsorden i styringsdialogen mellom POD og departementet.

–  Politiet opplever nå krevende økonomi som følge av prisveksten. Det gjelder også PIT, hvor det er prisvekst på utstyr og lisenser. Vi er tydelige på at pengene i PIT skal brukes til helt nødvendig IT-drift og utvikling. Det er også viktig at denne pengebruken synliggjøres og kan ettergås, avslutter han.