Vil vurdere politiets mange bygg i hovedstaden – og spare 40 millioner kroner

 Fornebu, 25. januar 2018. På Scandic hotell står visepolitimester Bjørn Vandvik på podiet foran et femtitalls ansatte fra de forskjellige avdelingene i Oslo-politiet. Representanter fra Politiets Fellestjenester, Politiets IKT-tjenester, Politidirektoratet og andre eksterne aktører er også til stede.

Temaet er bygningsmassen i Oslo politidistrikt – en årlig utgiftspost på 200 millioner kroner bare i husleie.

– I dag har vi over 20 leieavtaler, som vi bruker svært mye penger på, innleder Vandvik i sin presentasjon.

– Mange av lokalene er ikke tilpasser politiets virksomhet. De er gamle og lite hensiktsmessige. Derfor må vi ha en masterplan som legger føringer for hva vi skal se etter i framtiden, når dagens leieavtaler utløper, fortsetter visepolitimesteren.

Drøye to måneder senere, er masterplanen klar, i form av en konseptutredning for framtidens bygningsmasse i Oslo politidistrikt.

27 lokasjoner

– Vi startet med to hypoteser, hvorav den ene var at det i politiet har vært eiendommene som har satt premissene for kjernevirksomheten, heller enn at kjernevirksomheten har kunnet utnytte eiendom som et strategisk virkemiddel i oppgaveløsningen. Det er en påstand jeg mener er riktig, sier Lars Olav Nordstoga.

Han er prosjektleder for arbeidet med Oslo politidistrikts konseptutredning for framtidens bygningsmasse. Bakgrunnen for at arbeidet ble satt i gang, er at en stor del av distriktets leieavtaler vil utløpe innen 2022 – uten opsjon for videre leie.

I dag disponerer Oslo politidistrikt cirka 142.000 kvadratmeter fordelt på 27 lokasjoner, hvorav leieavtalene som utløper har et areal på 75.000 kvadratmeter. Under arbeidet som ledet fram til konseptutredningen, fikk både ledere og ansatte i politidistriktet gi innspill om hvilke behov de har på sine respektive arbeidsplasser.

– Basert på valgene som er gjort, og påplusset det som er politispesifikt, får vi et behov som er lavere enn dagens areal. Det endte på cirka 135.000 kvadratmeter. Så tar vi sterke forbehold om framtidens behov, fordi man så langt bare har sagt hva man trenger uten å gjennomføre prosesser. Ingen får alt man ønsker seg, understreker Nordstoga.

Samtidig har det også blitt vurdert hvilken type arbeidsplasser det er behov for: Cellekontorer, åpent kontorlandskap eller en kombinasjon.

– Samlet kan dette kan gi besparelser på flere titalls millioner årlig. Det kan være snakk om et mindrebehov på opp mot 20.000 kvadratmeter. Det vil gi en besparelse i leiepris på minst 40 millioner kroner årlig.

Lite fleksible bygninger

PFT tok over driften av bygningsmassen i Oslo politidistrikt 19. april i fjor, og har i arbeidet med konseptutredningen undersøkt tilstanden til alle bygningene.

– I arbeidet med å kartlegge bygningene har vi intervjuet alle enhetslederne med tanke på hvordan de opplever bygningsmassen. Det er også gjort en vurdering av spesifikke lokasjoner: Sandvika, Asker, Sentrum, Majorstua og Grønland. Tanken er å få en objektiv vurdering. Den viser at enhetslederne, med unntak av Grønland, er jevnt over fornøyd med hvordan bygningsmassen understøtter virksomheten, forteller Nordstoga.

I tillegg ble det gjennomført en faglig vurdering av politistasjonene Asker, Sandvika, Majorstua, Sentrum og Grønland. Kartleggingen viser «at samtlige lokasjoner har utfordringer knyttet til endring av bygningsmassen for fremtidens bruk med hensyn til åpne løsninger, teknisk kvalitet, sikkerhet», ifølge konseptutredningen.

– De faglige vurderingene av byggene er mer nyanserte. Det går på at det er lite fleksible bygninger, men det er også flere andre forhold rundt tilstanden. Bygningene er gamle og ikke nødvendigvis med god standard ut ifra dagens krav, utdyper Nordstoga.

Verst stilt, er politihuset på Grønland.

– Statsbygg har gjort inngående vurderinger av politihuset. Bygget er fra 1978, og tilstanden er ikke god. Leieavtalen går ut snart, og det må gjøres noe.

Vurderer samlokalisering

Under arbeidet med konseptutredningen forsøkte arbeidsgruppen å frigjøre seg fra dagens 27 lokasjoner, for å unngå å binde seg opp for mye i eksisterende struktur.

– Vi har drøftet flere alternativer, med utgangspunkt i en akse fra sentralisert til en desentralisert løsning, forklarer Nordstoga.

I konseptutredningen skisseres fire forskjellige alternativer for framtidens bygningsmasse: En desentralisert løsning med flere lokasjoner enn i dag, videreføring av dagens organisering, en funksjonstilpasset løsning og en sentralisert løsning hvor så mange funksjoner som mulig er samlet i ett bygg.

– Vi kom fram til at en funksjonstilpasset løsning er det som anbefales. Den baserer seg på behovet til de enkelte funksjonene. Så er det sikkerhetsmessige argumenter, som innebærer at man bør vurdere å skille pass og utlendingsforvaltning til et bygg som er separat fra hovedpolitihuset.

«Det innebærer mer konkret i første omgang at det satses på et skille mellom forvaltningsfunksjoner og hovedsete med operasjonssentral og andre funksjoner som har særskilt behov for sikring», presiseres det i konseptutredningen.

Samlokalisering av publikums- og forvaltningsfunksjoner er en av tre hovedanbefalinger i konseptutredningen. En annen er at politihuset på Grønland skal håndteres gjennom en egen konseptutvalgsutredning i regi av Justisdepartementet. Den tredje anbefalingen handler om samlokalisering av geografiske driftsenheter.

– For de geografiske driftsenhetene er det indikert at det kan være nyttig med større grad av samlokalisering. Men dette har ikke vært gjennom noen ledelsesprosesser, og kan også være begrenset av politiske føringer, sier Nordstoga.

Ring 3 er interessant

Nordstoga beskriver konseptutredningen som et «introvert» prosjekt som ikke har vurdert eksterne interesser.

– Dette er for at behovet til Oslo politidistrikt skal komme tydelig frem i en konseptfase, og ikke vannes ut av å ta hensyn til andre i første runde. Dette er et grunnlag for videre beslutning, så må vi finne ut om dette er noe ledelsen i OPD ønsker. Arbeidet er en god plattform for å tilrettelegge for å ta rasjonelle valg framover, sier han.

– Har dere gjort vurderinger rundt geografisk lokalisering av framtidens bygg i Oslo politidistrikt?

– Det er gjort noen overordnede vurderinger på lokalisering. Det vi har gjort, er å definere kriterier. Hvordan de ulike arbeidsfunksjonene er. Så har vi vektet de ulike kriteriene for de ulike gruppene, svarer Nordstoga.

Blant kriteriene som er med i vurderingen, er utrykningsmuligheter, tilgjengelighet for publikum, sikkerhet og teknisk infrastruktur. Videre har de forskjellige arbeidsfunksjonene i distriktet – som operasjonssentral, arrest, påtale og administrasjon – vektet kriteriene opp mot hverandre.

– Dette kan vi da bruke for å bestemme hvordan bygg eller lokasjoner egner seg. Så er dette en analyse man må gjøre når man har foretatt konkrete valg.

I konseptutredningen trekkes næringsbyggene rundt Oslos ytre ringvei, Ring 3, fram som «svært aktuelle områder» for framtidige bygg for Oslo-politiet. Dette handler både om beliggenhet, tilgjengelige bygg og leiepris, som antas å være lavere enn i mer sentrumsnære områder.

– Generelt sett er sentrumsnært dyrt. Langs Ring 3, kan det være egnede lokaler for politivirksomhet, der finnes det flere byggeprosjekter, sier Nordstoga.

– Er det et mål å redusere antall bygninger?

– Det er absolutt et mål. Man har behov for å bruke mindre penger på eiendom, og må tenke gode og rasjonelle løsninger, svarer Nordstoga.

Langt perspektiv

Under workshopen på Fornebu i januar, var såkalte «smarte bygg» – som for eksempel kan innebære automatisk styring av lys og varme/ventilasjon – også et av temaene som ble diskutert. Konseptutredningen skisserer også et behov for å se hen til moderne teknologiske løsninger ved valg av eventuelle nye politibygg. Men dette er noe som først vil komme inn senere i prosessen.

– Det blir en vurdering om hva man legger inn i kravspesifikasjonen til bygningsmassen. Men jeg tror ikke politiet sånn sett vil være en foregangsetat for smarte bygg. Målet med workshopen var å tenke mest mulig framoverrettet, understreker Nordstoga.

– Hvilket tidsperspektiv har dere?

– Vi har kalt dette for masterplan 2025, men det ligger ingen begrensning der. Det viktigste perspektivet er å frigjøre seg fra dagens bygninger og se framover. Vi ser kanskje at 2025-2030 er det tidsrommet vi sikter oss inn på. Dagens politistasjoner bunner gjerne i valg tatt for flere tiår siden, så det er et langt perspektiv på dette. Konseptutredningen ble presentert for styringsgruppen før påske. Vi har også hatt et lengre møte med politimesteren, PFT-ledelsen, POD, PIT og PFT for å samles om retningen fremover, sier han.

– Vurderer dere bygningsmassen i andre politidistrikter også?

– Ja, vi er i gang med det. Vi gjør en lignende øvelse i Stavanger basert på denne. Så er vi i oppstartsfasen i Trøndelag og Øst, og det vurderes også om vi skal gjøre det i Vest. Men det vil ikke være like bredt, for Oslo er i en særstilling med antall lokasjoner på lite geografisk areal. Men vi har stor tro på at dette er en praksis vi kan utnytte framover, og få store synergieffekter av, svarer Nordstoga.

Kritisk for fengselet

Parallelt med arbeidet med konseptutredningen, pågår en separat konseptutvalgutredning for politihuset på Grønland og Oslo fengsel. Det er Justisdepartementet, i samarbeid med konsulentselskapet Dovre Group som har ansvaret for dette, med representanter fra kriminalomsorgen, politiet og Statsbygg.

Nordstoga opplyser at det ikke er tette skott mellom Oslo-politiets masterplan og Justisdepartementets konseptutvalgutredning, og at de to prosjektene naturlig nok må sees i sammenheng.

– Det er det lagt opp til et tett samarbeid mellom prosjektene, understreker han.

I Dovre Groups «Foranalyse av eiendomsbehovet for justissektoren i Oslo-området» fra november i fjor, slås det fast at tilstanden for bygningsmassen til Oslo fengsel er «kritisk», mens både tilstanden og sikkerheten til politihuset på Grønland «vurderes å være delvis kritisk i dag og kritisk innen 10 år».

For politihuset er de viktigste utfordringene «alle de store tekniske anleggene som ikke har blitt byttet siden byggeåret, vannlekkasjer, fasader, vinduer og tak», ifølge foranalysen.

Videre står det om operasjonssentralen i politihuset at den «er et skjermingsverdig objekt, og denne er ikke tilstrekkelig beskyttet i dag. Det er ikke tilfredsstillende perimetersikring, og det er ingen sikkerhetskontroll av de besøkende. Det har som følge av dette oppstått flere uønskede hendelser.»

– Dette er helt ukjent for meg, sier Martin Strand, stabssjef i Oslo politidistrikt og tidligere leder av operasjonssentralen.

– Dette må være av eldre karakter. Det er i dag streng adgangskontroll med sikkerhetssoner, og alle besøkende føres inn i egen protokoll. Når det gjelder perimetersikring settes det i disse dager opp gjerde på baksiden av politihuset, fortsetter han.

Klar i september

I Dovre Groups foranalyse understrekes det at samlokalisering av politihuset og Oslo fengsel «bør utredes som en del av mulighetsrommet».

I mars i år sendte Justisdepartementet et oppdragsbrev til Statsbygg, basert på Dovre Groups foranalyse. Der står det blant annet følgende:

«Det skal både vurderes gjenbruk av bygningsmasse og etablering av politihus på ny tomt. I alternativet for gjenbruk av bygningsmasse, skal arealer som frigjøres ved flytting av funksjoner fra politihuset til beredskapssenteret, ligge til grunn. Det pågår også et prosjekt om samlokalisering av nødetatene. Samlokalisering av politiets operasjonssentral, brann og tilrettelegging for helse, skal inngå i utredningen. Det er imidlertid ikke et krav om at operasjonssentralen må være samlokalisert med Oslo politihus.»

Sluttrapporten for konseptutvalgutredningen for politihuset skal etter planen være ferdig i september i år.