Politiledelse under pandemien: Fra kaos til kontroll

I slutten av februar 2020 ble det første tilfellet av Covid-19 påvist i Norge. Kort tid etter erklærte Verdens Helseorganisasjon (WHO) utbruddet som en pandemi. Pandemien endret også måten politiet jobbet på, og måten de kommer til å jobbe i fremtiden. Men hvordan var det å lede ansatte på hjemmekontor, og ikke minst, hvordan påvirket pandemien lederrollen?

Det har førsteamanuensis Rune Glomseth ved Politihøgskolen (PHS) forsøkt å finne svar på i en ny studie.

– Jeg skjønte at pandemien ville gi noen utfordringer og rammevilkår som stilte store krav både til politiet som organisasjon, til ledere og til ledelsespraksisen deres. Jeg tenkte at her var det langvarig kriseledelse og medfølgende utfordringer. I begynnelsen av 2021 leste jeg en forskningsartikkel fra utlandet hvor spørsmålet «hva lærte du av 2020?» ble reist. Det inspirerte meg til å begynne med studien, forteller han.

Glomseth satte seg som mål å finne ut helt konkret hvilke ledelsesutfordringer politilederne opplevde, hva slags ledelsestiltak de satte i verk, og hvilke erfaringer de så langt hadde gjort seg under pandemien.

Med dette som bakgrunn, fikk han 51 politiledere fra hele landet til å besvare tre forskningsspørsmål, i tillegg til et samlet svar fra ledergruppen i Oslo politidistrikt (se faktaboks for studiens konklusjoner).

– Jeg er faglig nysgjerrig, og så klart potensialet for læring her, både for meg selv, men også for politiledere og politiet som organisasjon. Under pandemien ble åpenbart utfordringene skrudd til mange knepp og de måtte finne ut av det. Det ble etablerert praksiser som er gunstige og effektive, og som de kan ta med seg videre i en normalsituasjon i hverdagsledelse, fortsetter han.

Polititjenester og smittevern

Det første spørsmålet politilederne ble bedt om å svare på var hva de viktigste ledelsesmesside utfordringene de opplevde under pandemien.

– Den overordnede utfordringen for politiledere var å løse samfunnsoppdraget gjennom løpende produksjon, daglig oppgaveløsning og ivaretakelse av medarbeidere, og balansere det opp mot smittevern, forteller Glomseth.

Andre utfordringer handlet om krevende ledelsesmessige situasjoner, hvor man måtte forsøke å tilpasse seg de nye kravene som pandemien stilte på mange områder.

– Det var utfordringer knyttet til å håndtere et nytt og til dels inngripende lovverk. Over natten skulle våre ansatte håndheve forskrifter, som uker tidligere hadde vært helt utenkelige. Det krevde mye styring, men på grunn av smitteverntiltak internt var det vanskelig å få gjort det aller viktigste, som var å se de ansatte i øynene, støtte, trygge og gi dem ryggdekning for håndhevelsen av et nytt regime, fortsetter han.

Politilederne prioriterte å etablere og følge opp gode smittevernsrutiner under pandemien, og plana for stort fravær av politifolk. Dette var et kontinuerlig tema hele veien.

– Ledelsesformen som ble brukt til å begynne med var stridsledelse, som er preget av tydelige linjer, effektiv informasjonsdeling og raske beslutninger. Da pandemien gikk over i andre faser, gikk utfordringen for politilederne over til å ta vare på medarbeiderne, og å motivere og forenkle hverdagen deres i en tid med mye usikkerhet og endring, sier han.

Samtidig måtte ikke politiet bli for tilbaketrukket i forhold til samfunnsoppdraget.

Hjemmekontor på plass

Så skulle politilederne besvare hva som var de viktigste ledelses- og styringsmessige tiltakene som ble gjennomført under pandemien.

– Det handlet om å få hjemmekontorfunksjonen opp og gå. Samt få de politiansatte tilknyttet politiets systemer. Det måtte investeres en del i både PC-teknologi og programvare, og så måtte det sørges for å få god IT-støtte, fortsetter han.

En annen ting som ble tydelig under pandemien, var at det ble avstandsledelse eller distanseledelse, og at kommunikasjonen i stor grad foregikk digitalt eller på telefon.

– Faglig samvirke og diskusjoner fikk en helt annen form, fordi man ikke traff hverandre ansikt til ansikt. Det gjorde at man måtte lære seg en helt ny måte å kommunisere på. Politilederne syntes det var utfordrende å følge opp og ta vare på medarbeiderne, og topplederne signaliserte at det var utfordrende å følge opp mellomledere, fortsetter forskeren.

Det oppsto også et stort behov for informasjon, både internt i politiet og eksternt.

– Hvis vi ser på den interne delen, sier mange politiledere at de måtte prioritere presis og hyppig informasjon til de ansatte. Politilederne opplevde også at både smittesituasjon og krav og forventninger til politiet til stadighet ble endret, og dette med endringstilpasning og fleksibilitet ble satt på prøve, fortsetter han.

Den massive informasjonsflyten om smittesituasjon og tiltak, gjorde det også utfordrende å følge opp.

– I tillegg opplevde politilederne at det til stadighet kom pålegg fra overordnet myndighet, fra helsemyndighet og Politidirektoratet, som gjorde at de syntes det var krevende å opprettholde politiberedskap. Det ble et krysspress mellom påleggene og det at folk faktisk i stor grad satt på hjemmekontor, forteller Glomseth.

En stresstest

Flere av politilederne rapporterte tilbake til Glomseth at «pandemien har vært en stresstest for politiorganisasjon», og at «opprettholdelsen av en effektiv politiorganisasjon, ledelse og styring, gikk fra kaos til kontroll». Det ble også pekt på at «fravær av fysiske samhandlingsarenaer har preget oss».

– Flere pekte også på at pandemien hadde vært en barriere for meningsutveksling og faglig diskusjon, og at det da handlet om å finne kanaler for kommunikasjon. Det ble også signalisert at avstandsledelse var utfordrende, men samtidig er ikke det uvanlig i politiet. Det ble enda mer av det etter vi fikk politireform og større politidistrikter, fortsetter han.

Også aktiviteten i ledergruppa på ulike nivåer ble påvirket av pandemien.

– Den har fått nye former, hvor det meste av lederskapsutførelsen har skjedd på digitale plattformer, og vi har fått hva jeg kaller digital avstandsledelse. Jeg mener, basert på de funn jeg har gjort, at politilederne evnet å snu seg og organisere seg og få til gode ledelsesprosesser. De mestret pandemien og de utfordringer det ga. De fikk altså et godt grep om ledelse og styring under de betingelser når alt kommer til alt, fortsetter han.

Det siste spørsmålet politilederne fikk var hva de viktigste erfaringene lederne fant knyttet til håndteringen av pandemien.

– Hovedinntrykkene, basert på svarene som jeg har fått, er at både politiet som organisasjon, de ansatte og lederne klarte å tilpasse seg de utfordringene og rammevilkårene som pandemien medførte, men inntrykket er ikke entydig, sier Glomseth.

En politileder uttalte at «den viktigste erfaringen var at vi mennesker er utrolig omstillingsdyktige når vi må, det vil si at kriseforståelsen må være til stede og oppleves som reell».

Mange andre sa at de opplevde en organisasjon som på kort tid betydelig endret måten å samhandle og jobbe på. En annen leder har et motstridene syn, og mener etaten er forbausende motstandsdyktig mot endring, mens en fjerde uttalte:

«Vi i politiet er flinke til å løse akutte og kortvarige kriser, men vi må bli flinkere på langvarige ledelse. Det handler om personell, ledelse, administrasjon og logistikk.»

Styrket samholdet

Det ble også rapporterte om styrking av samhold og samarbeid gjennom pandemien.

– En leder sa det sånn at «jeg opplever at en del tidligere barrierer og skott raskt og effektivt ble brutt ned som følge av den ekstraordinære situasjonen hvor vi måtte stå skulder ved skulder». Mens en annen meldte ifra om at «kriser av denne type saker skaper godt samhold, virker motiverende på mannskapet og setter standard på tjenesteutførelsen også utover smitteverntenking», forteller Glomseth.

Politilederne opplevede også at de ansatte i stor grad tok ansvar, og evnet å utøve selvledelse på hjemmekontor.

– Det er også flere som rapporterer om økt produksjon; at det å kunne ha den fleksibiliteten som å jobbe på hjemmekontor gir, førte til at de opplevde økt produksjon blant sine medarbeidere. De fleste lederne mener også at pandemien ikke førte til endring i lederrollen. Det var bare større grad av usikkerhet, og gjorde at de måtte situasjonsvurdere, være nøye og prioritere kommunikasjon høyt. Flere sier at tydelig ledelse ble både sterkt etterspurt og nødvendig, fortsetter han.

Også ledermøtene og beslutningsprosessene ble mer effektive, og det prioriteringen av saker ble bedre som følge av den digitale samhandlingen.

– En politileder opplevde at avstandsledelse er avhengig av at de ansatte bedriver selvledelse, og for at de skal få til det så trenger de noen rettesnorer; altså ikke detaljer, men en intensjon. Flere av lederne opplevde også at antallet spørsmål fra ansatte ble færre, og behovet for avklaring mindre. Det handler om at medarbeiderne tok et større faglig ansvar selv, og turte ta beslutninger, sier han.

Det ble også pekt på at digital samhandling og fjernledelse har sine begrensninger og uheldige sider.

– En politileder nevnte både grader av ensomhet blant de ansatte, mindre nærhet og oppfølging av medarbeidere sett fra ledelsesståsted, og at arbeidsfellesskapet sånn sett så taper noe. Vedkommende sa videre at velfungerende digitale plattformer ikke kan erstatte kollegial nærhet og omgang, sier Glomseth.

Han legger til at dette er en foreløpig studie, som bør følges opp av mer omfattende studier.

– Var det noe som overrasket deg underveis?

– Det som overrasket meg er at lederrollen ikke ble mer endret enn det som kom frem i studien. Det overrasket meg også noe at man fant en grad av produksjonsøkning i politiarbeidet. I tillegg var det litt overraskende at barrierer og silotekning ble brutt noe ned, mens samarbeid og samspill økte og ble bedre når man sto skulder ved skulder. Også synes jeg at det var gledelig at intensjonsbasert ledelse ble nevnt av så mange og betont så sterkt, avslutter han.

Studien hans skal publiseres som et eget kapittel i Stephen Brookes bok «The international Research Handbook on Leading in the Public Interest: Re-imagining Public Leadership in a post-pandemic paradigm?», som gis ut til høsten.

Forlaget har godkjent at Glomseth uttaler seg om innholdet.