Dette slipper politiet fra nå av

Han har stått der utallige ganger og i utallige minutter, Roger Næss, leder for etterforskningsseksjonen ved Elverum politistasjon - foran kopimaskinen. 

Nettopp for at dommere, advokater, politiadvokater og politistasjonen skal få de mange rettsdokumentene på papir.

Det er ofte snakk om korte tidsfrister, og enkelte ganger vil ikke posten nå fram i tide.

Derfor har politiet i Elverum flere ganger kjørt milevis og i mange timer for å overlevere alle dokumentene for hånd.

– Jeg har jo stått mye foran kopimaskinen og vi har hatt mange kjøreturer. Det er jo ikke alltid snakk om så lange avstander, men det har tatt mye unødvendig tid. Det er godt at vi kan bruke politiutdanninga vår til noe annet enn å kopiere dokumenter og å kjøre «budbil».

For nå er det annerledes. Nå sendes straffesaksdokumenter digitalt.

– Det gjøres på minuttet og bare med noen tastetrykk. Dette fungerer veldig bra og er helt klart veien å gå for politiet. Dessuten er kvaliteten på det vi viser fram i retten også mye bedre. Etter mange runder i kopimaskinen kan flere straffesaksdokumenter og særlig billedbevis bli svært utydelige, og dermed svekkes bevisverdien. 

– Et digitalt løft for politiet

Det hele startet opp som en prøveordning i Oslo, Romerike, Hønefoss og Hokksund for to år siden.

Prosjektet har nå utviklet tekniske løsninger på to områder; ny BL-modul for sammenstilling av dokumenter og applikasjonen «Straffesakforsendelse» via Altinn.

Siden september 2017 har «Straffesaksforsendelse» vært i full bruk, og benyttes nå av alle landets politidistrikter. Noen detaljer gjenstår for enkelte distrikter, men i løpet av 2018 skal den nye teknologien rulles ut for fullt.

Statsadvokat Berit Johannessen er lånt ut til Politidirektoratet og leder prosjektet «Digitale aktorater og fengslinger», som er et av flere tiltak i politireformen for å styrke etterforskningsfaget.

– Dette er et digitalt løft for politiet. Nå får vi brukt politiressursene der den skal brukes. Det er spennende å jobbe med ny teknologi, og innføring av ny arbeidsform som kan bidra til å hjelpe politi og påtalemyndighet i en svært hektisk arbeidshverdag.

Slik fungerer det

Lenge har digital forsendelse av straffesaksdokumenter vært en etterspurt tjeneste fra blant annet etterforskere, straffesakskontorer og påtalemyndigheten.

Prosjektet sjekket ut mulighetene, og valgte å benytte den offentlige portalen Altinn, hvilket er i tråd med regjeringens digitaliseringsrundskriv.

Ved bruk av applikasjonen «Straffesakforsendelse», er dette første gang at politiet bruker en internettportal for sikker forsendelse av straffesaksdokumenter direkte fra politinettet.

Denne applikasjonen skal etter hvert inn politiets saksbehandlingssystem BL.

Kort fortalt må det lages en PDF-fil av straffesaksdokumentene som sendes via appen.

Andre formater enn PDF som Word, XL og RTF samt video, bilder og lydfiler kan også sendes.

Mottakeren må ha et organisasjons- eller bedriftsnummer som du finner blant annet i enhetsregisteret. Deretter får mottakeren en e-post eller SMS om at dokumentene har kommet, og kan logge seg inn og laste ned dokumentene. Denne forsendelsen er kryptert og godkjent for å håndtere sensitive opplysninger, og man er dermed kvitt passordutfordringer i alle varianter.

På relativt kort tid har om lag 300 advokater/advokatkontor begynt å motta digitale straffesaker via Altinn, samt over 20 tingretter og flere av lagmannsrettene.

– Tilbakemeldingene går fra å være positive til stor begeistring. Domstolene ønsker nå at alle fengslingssaker skal sendes digitalt via Altinn, så snart politiet er klare til det, forteller Johannessen.

Bedre bevispresentasjon i retten

Statsadvokat ved Hedmark og Oppland statsadvokatembeter, Thorbjørn Klundseter er enig med Johannessen.

– Vi er veldig fornøyde, og dette gir helt klart store gevinster for både politi og påtale.

Han og Roger Næss i Elverum har sammen med flere sittet i en arbeidsgruppe for å få ordningen ut i livet i de to fylkene.

Nesten alle domstolene i Hedmark og Oppland kan nå gå som digitalt aktorat, som vil si at rettssalene er innredet med skjermer og annet digitalt utstyr slik materiale, bevis og dokumenter presenteres digitalt.

For vi har vel alle sett forsvarer komme inn i retten med en minnepenn og en ipad, mens politiet kommer med 10 ringpermer.

– Jeg vil særlig trekke fram bevispresentasjonen i retten, som har blitt betydelig bedre, sier han.

– Tidligere kunne for eksempel bildebevis av blåmerker i en voldssak bli svake eller noe utydelige på grunn av mange runder i kopimaskinen. Nå er de klare og tydelige, og dermed et sterkere bevis. Ordningen gir også bedre mulighet til å vise fram videoer i for eksempel overgrepssaker, hvor man legger inn videoer og bilder i det elektroniske bevisutdraget. Mens i en sak med flere forsvarere kan politiet enkelt hente ut filene og lage kopier av dem elektronisk.

Det er kun tingrettene Valdres, Nord-Gudbrandsdal og Nord-Østerdal som ikke har utstyr for digitalt aktorat, men godt samarbeid mellom domstolene i Innlandet gjør at disse kan låne rettssaler hos nabodomstolen, forteller Klundseter.

– Det er helt enestående. Ideelt sett burde alle rettsaler i hele landet vært utrustet for digitale aktorater, så jeg håper at dette på sikt blir prioritert og forankret hos høyere påtalemyndighet.

Sparer millioner

Johannessen i POD viser til en rekke fordeler med digitale aktorater og fengslinger.

– Man sparer tid, arbeid, penger og miljø. Straffesaksdokumenter inneholder sensitive opplysninger, og med en automatisk kryptering er denne løsningen mye mer sikker enn bruk av e-post, minnepinner og CD/DVD. I tillegg til bedre kvalitet på bevismaterialet i retten, får også mottakerne i straffesaker nå raskere tilgang til rettsdokumentene, som igjen kan føre til raskere saksgang.

Med dette løftet for politiet har digitale aktorater og fengslinger også et potensial for betydelige økonomiske gevinster, ifølge en analyse.

I løpet av en tiårsperiode regner nemlig politiet å spare totalt 162 millioner kroner.

Dette gjelder spart tid til forberedelser, reduserte kostnader til kopieringsmateriell, reduserte fraktkostnader og spart tid ved gjennomføring av hovedforhandling.

– Nå gjenstår det å lage et opplæringsløp ved bruk av e-læring, lage gode avtaler og instrukser sammen med Riksadvokatembetet, Domstolsadministrasjonen og Advokatforeningen og, ikke minst, ferdigstille den nye BL-modulen, som i stor grad vil avløse behovet for lisenser i Adobe. Når alt er på plass i løpet av året, så håper jeg at dette blir et gjennombrudd for politiet.