Hun revolusjonerte politiets fakturabehandling

Bakka, som til daglig jobber blant annet med regnskap på Grenland politistasjon i Skien, var på kurs hos Statens innkrevingssentral da hun fikk en lysende idé.

På dette tidspunktet hadde hun akkurat begynt å jobbe med fakturaer i politiet. Jobben ville daglig innebære manuell innfylling av informasjon som kontonummer for belastning og momskode på nærmere hundre innkomne fakturaer, før hun deretter videresendte dem til attestasjon.

– På kurset ser jeg at det står noe om maler i bruksanvisningen, og jeg tenker da at det må da gå an å kople en mal til en leverandør, slik at fakturaene kan gå direkte til attestasjon. Men jeg fikk beskjed om at det ikke er slik det fungerer, sier Bakka til Politiforum.

Alle gode ting er tre

Men hun nektet å gi seg. Tilbake i Skien, tenkte hun at det måtte gå an å kople politiets unike leverandørnummer direkte opp mot en mal. Nok en gang tok hun kontakt med Statens innkrevingssentral, og nok en gang ble hun avvist.

– Jeg fikk beskjed om at det ikke kom til å fungere. Men så er jeg jo både sta og lat, og nektet å godta det svaret. Det ble til at jeg og en kollega laget en dummyfaktura som vi kjørte gjennom hele systemet, og testet med en mal. Og det fungerte jo!

Deretter forsøkte de seg med å eksperimenter med fakturaer fra Posten, en stor leverandør.

– Hver gang det kom en faktura fra posten, ble informasjonen fylt ut automatisk gjennom malen, før den gikk direkte til attestering. Det var en liten revolusjon. Fra å motta opptil 80 fakturaer hver dag som jeg måtte kontere og fordele, gikk de nå direkte til attestantene med kontering, sier Bakka.

Igjen gikk hun til Statens innkrevingssentral, og det skulle vise seg at alle gode ting er tre.

– Jeg sa at dette faktisk fungerer, og at de burde prøve. Da gjorde de det, og fant ut at det fungerte. Deretter skrev de om brukermanualen til systemet, det var veldig artig!

80 prosent færre

I dag bruker Bakka maler på stort sett alle fakturaer som kommer inn.

– Det som kommer til meg nå, er såkalte avviksfakturaer, for det meste fakturaer som ikke kommer fra faste leverandører. Faste fakturaer, som NRK-lisens, veiavgift, bensin og kontorrekvisita, får jeg ikke lenger, sier Bakka.

Hun anslår at antallet fakturaer hun nå mottar, har sunket med nesten 80 prosent.

– For det første er det kjempegøy og se at dette virker, men for det andre så frigir dette tid for meg som jeg kan bruke til å jobbe med andre ting. Så lenge malen er korrekt, er dette også en form for kvalitetssikring for sjefene, for de vet at det ikke er fare for menneskelige feil. Dette reduserer muligheten for feil – og letter arbeidet – i tre ledd.

– Hva sier arbeidsgiver om det du har fått til?

– De er veldig fornøyde. Jeg får også gode tilbakemeldinger på at kvalitetssikringen av fakturaene er mye bedre. Og så lenge politidistriktet holder seg til innkjøpsavtaler og bruker færre leverandører, kan vi fortsette videreutvikle rutinene for fakturaflyten, svarer Bakka.

Invitert til POD

Bakka har vist funksjonen til kolleger i Sør-Øst politidistrikt, og det er anslått at distriktet kan kunne frigi et helt årsverk på den nye metoden. Og ikke nok med det – hennes løsning har også vakt nasjonal oppmerksomhet.

– Jeg har fått henvendelser fra både Troms og Vestlandet, hvor de også har tatt i bruk maler. Også Kripos har tatt kontakt. Jeg har laget en hurtigmanual og sendt dit. Jeg håper jo at alle ser nytten og følger etter, slik at dette blir standarden, sier hun.

Nytteverdien har også Politidirektoratet sett, som inviterte Bakka på besøk for å fortelle om sin metode.

– Jeg viste det fram for prosjektet som etablerer fellestjenestene. De rangerer dette som en viktig suksessfaktor for opprettelsen av det nye lønns- og regnskapssenteret. Faktisk den tredje viktigste suksessfaktoren, smiler hun.

– Mye å ta tak i

Selv kommer også Bakka til å bli påvirket av sentraliseringen av lønns- og regnskapssenteret i politiet, men fordi hun også jobber med kontroll av vaktselskaper, regner hun ikke med å måtte flytte på seg.

– Det er nok av spennende muligheter å ta tak i, mye å sette i gang med, tror hun.

– Du virker som en løsningsorientert type?

– Ja, veldig. Jeg synes alt som har med omorganisering å gjøre er veldig spennende. Som regel tenker jeg at det er en døråpner snarere enn en dørlukker. Det kan hjelpe hvis man har kjørt seg fast i rutiner uten å reflektere over om de er gode eller ikke, svarer Bakka.

Hun har allerede et nytt «prosjekt» på gang på arbeidsplassen.

– Vi skriver jo ut mange dokumenter hver eneste dag og setter dem i permer. Jeg jobber litt med å finne ut hvorfor. Det må da være lettere å lagre dem som PDF-filer og gjøre dem søkbare. Det er mye å ta tak i.