Alt under samme tak

Både pass- og førerkortsaker, politiattester, våpensøknader og andre bevillinger blir da behandlet i samme hus.

- Dette er utrolig spennende, sier Heidi Vinsrud, seksjonssjef for den nye driftsenheten i Østfold, til Politiforum.

Fra og med første april 2014 samles alle politiets forvaltningstjenester i fylket på Vansjø i Råde kommune, og dermed blir det hit publikum må dra for å ordne tjenester hvor de trenger hjelp fra politiet.

De ansatte, som til nå har vært vant til å være ned til to personer på et kontor, får flere kolleger og all fagkunnskap samlet på et sted, med felles leder.

Styrker kompetansen

- Bakgrunnen for at Østfold politidistrikt nå samler disse tjenestene under en ledelse, er at vi ønsker å styrke kompetanse og fagmiljø og gi en mer fleksibel ressursutnyttelse, sier Vinsrud til Politiforum.

- På hvilken måte vil dette bli styrket?

- Til nå har vi hatt små fagmiljøer med fra 2 til 7 personer som gjør det samme. Nå får vi mulighet til å øke kompetansen ved å samle folk; de får se hverandre og kan dele erfaring. Samtidig kan vi få effektivisert rutinene og har flere ressurser å ta av på samme sted og under et lederskap. Dessuten kan alle gjennomføre lik rettspraksis, noe som er veldig viktig synes jeg, sier Vinsrud.

Vinsrud vil også sende flere av de ansatte på kurs, forteller hun til Politiforum.

- Vi har ni ansatte i Østfold som skal få gå et kurs på Politihøgskolen.

Dette er en videreutdanning innen politiets forvaltningsmessige gjøremål, som gir 30 studiepoeng. I denne prosessen har Østfold politidistrikt gått i samarbeid med Follo politidistrikt, som også sender flere av sine ansatte, og dermed blir det folk nok til å danne en hel klasse ved Politihøgskolen.

- Dette synes jeg er veldig flott, sier Vinsrud.

I tillegg vil Østfold politidistrikt fokusere på å øke og styrke juristkompetansen innen forvaltning, forteller Vinsrud. Hun håper også å få ansette en ytterligere jurist i distriktet innen kort tid.

Gode tilbakemeldinger

- Jeg tror jeg kan stå inne for å si at det aller fleste av de ansatte synes dette er kjempespennende, sier Vinsrud.

Hun tror de ansatte gleder seg til å samles og få muligheten til å utnytte hverandres kunnskap og ressurser i nært samarbeid.

- Men så er det jo enkelte som får ganske lang reisevei, og jeg har forståelse for at noen synes det er vanskelig. Da får jeg prøve å motivere på andre måter. Jeg skal iallfall gjøre det jeg kan for at dette skal bli bra, legger hun til.

Vinsrud har tidligere erfaring fra politiet i Oslo, og har nå kommet til Østfold, nettopp for denne jobben.

- Jeg er veldig glad for å få denne enheten, og jeg synes det er kjempespennende å komme hit å få være med på en sånn omlegging, sier hun til Politiforum.

Pass på timebestilling og våpentillatelse i posten

Også blant publikum blir det noen som må reise lengre enn før for å få ordnet polititjenester i Østfold. Men her er det gjort noen grep, blant annet har de innført et system som heter «timebestilling» på pass, forteller Vinsrud.

- Dermed kan folk planlegge litt, og velge en dato hvor det passer å reise til Vansjø for å få fornyet passet. Voksne folk må jo ikke fornye oftere enn hvert hvert tiende år, og for de som har barn og må dra litt oftere så har de nå mulighet til å bestille på forhånd.

Også når det gjelder å få våpentillatelse har det blitt gjort noen endringer.

- De som skal ha våpentillatelse har hittil måttet må møte personlig på et politikontor, men nå gjør vi det grepet at de kan sende våpensøknaden i posten, forteller Vinsrud.

- Så blir den behandlet i felles forvaltningsenhet, og etter en stund kommer regning og eventuell godkjennelse i posten.

Gode grep

- Vi har gjort noen grep for å gjøre dette lettere for publikum, og jeg trur at når folk får mulighet til å planlegge litt, så gjør de det også, sier Vinsrud.

Hun tror også at å samle politiressursene vil utgjøre raskere ekspedering for publikum, og at de i tillegg kan tilby utvidede åpningstider på denne måten.

- Hvorfor havnet valget på Vansjø lensmannskontor som lokalitet?

- Det er fordi Østfold politidistrikt må benytte eksiterende bygninger, samt unngå å gå inn på helt nye leieavtaler. På Vansjø var det ledige lokaler i umiddelbar nærhet, så her er det plass nok både til de ansatte og til å kunne ta i mot publikum.

Over nyttår skal Østfold politidistrikt starte ulike informasjonskampanjer, for å orientere publikum.

- Vi har laget en informasjonsplan, og det blir både annonser i aviser og på internett, i tillegg til informasjonsplakater, møter med kommunene og bruk av sosiale medier.

- Vi skal gjøre masse for at publikum skal få med seg dette, lover Vinsrud.

Spent på åpningen

Etter planen skal den nye forvaltningsenheten åpne sine dører for publikum 1. april 2014 i lokalene som i dag huser Vansjø lensmannskontor ved E6 i Råde.

- Hva er du mest spent på?

- Jeg er veldig spent på å få treffe alle de ansatte og ha de samla. Organiseringen av enheten skal jo være ferdig allerede første januar 2014. Jeg gleder meg til å samle fagmiljøet, sier Vinsrud.

- Også er jeg jo spent på å se hvordan publikum, som kan være opp mot 40.000 mennesker, synes dette er. Det er jo noen dager hvor det topper seg på pass for eksempel, hvor vi har veldig travle dager. Men da skal vi sende ut informasjon til folk og råde de om å være tidlig ute.