Ny IT-rapport: Peker igjen på store utfordringer for politiet

I september i fjor ble det kjent at Politiets IT-enhet (PIT) igjen skulle granskes.

Dette er den sjette gangen IT og digitalisering i politiet har blitt evaluert av eksterne siden 2020.

Konsulentselskapet Deloitte fikk oppdraget, og skulle svare ut særlig tre spørsmål:

• I hvilken grad Politidirektoratet (POD) styrer PIT på en hensiktsmessig måte for å nå de overordnede målene med IT og digitalisering.
• I hvilken grad PIT bidrar til å løse politiets overordnede mål med teknologi som virkemiddel.
• I hvilken grad samhandlingen mellom POD, PIT og politietaten knyttet til digitalisering fungerer på en effektiv og hensiktsmessig måte.

Tidskritisk

Også denne gangen pekes det på store utfordringer med politiets IT- og digitaliseringsarbeid.

«Etter gjennomført oppdrag er vår anbefaling at politiet nå tar et felles krafttak på IT-området, setter tydelig retning for det videre utviklingsarbeidet og etablerer en hensiktsmessig organisasjon som kan understøtte en helhetlig digital transformasjon», oppsummerer konsulentselskapet sine funn i rapporten.

Videre heter det at det er «tidskritisk at politiet mobiliserer for å drive utviklingen og etablerer strukturer og arbeidsmåter som kan styre og gjennomføre den digitale transformasjonen». 

«Vi mener at politiet må sette fart og retning på arbeidet med digitalisering», konkluderer Deloitte.

I den 116 siders lange rapporten er ordet transformasjon brukt over 160 ganger i ulike varianter.

Se PIT-direktør Catherine Janson og politidirektør Håkon Skulstads kommentarer til saken, lenger ned.

«Ingen» er fornøyd

Nær 70 utvalgte ledere og nøkkelpersoner i POD, PIT, Kripos, Økokrim, samt politidistriktene Oslo og Nordland har blitt intervjuet i forbindelse med evalueringen.

Men selv om politietaten brukte rundt 3,2 milliarder kroner på IT i 2023, hvilket tilsvarer nær 8 prosent av etatens samlede driftsbudsjett, uttrykker samtlige misnøye med situasjonen.

«Vår gjennomgang viser at ingen av aktørenes behov oppleves som tilstrekkelig ivaretatt i dagens innretning, hverken når det gjelder organisering eller styring av IT i politiet. Utviklingsarbeidet stopper opp på grunn av uklarheter, usikkerhet eller manglende tillit, og mangel på felles mål og retning gjør det vanskelig å sette fart», oppsummerer Deloitte situasjonen.

Det trekkes frem at fra et politifaglig perspektiv innebærer en vellykket digitalisering konkrete resultater i form av verktøy og systemer, som effektivt understøtter politiets arbeid og løsning av samfunnsoppdraget.

Mens det fra et styringsperspektiv må skje på en måte som kan forsvares med hensyn til ansvarlig, effektiv og målrettet bruk av offentlige midler, og som gir trygghet for at krav og forventninger til styring og kontroll er ivaretatt.

Så må det fra et IT-faglig perspektiv være et sett av klart definerte mål, og en IT-organisasjon med autonomi, handlingsrom og forutsigbare rammer.

Mangler mål og retning

En annen utfordring som det pekes på, er at det ikke eksisterer et helhetlig formulert målbilde for IT og digitalisering i politiet.

«Det finnes heller ingen felles og delt forståelse av hvordan digitalisering skal bidra til et bedre politi i tråd med samfunnsoppdraget. Hva som er viktigst å prioritere og hva som er riktig fart i utviklingsarbeidet, blir ulikt forstått og vektlagt», fortsetter konsulentselskapet.

Etatens ledere har heller ikke en felles tilnærming til hvordan politietaten som helhet skal jobbe med digitalisering. Dette gjør det vanskelig å samle organisasjonen for større løft og satsninger trekkes det frem.

«Stor grad av autonomi i politiet generelt, inkluderer også autonomi innenfor IT. Autonomien utfordrer PITs rolleutøvelse, og gir en opplevelse av ineffektivitet i samhandling og ressursbruk på IT-området», heter videre i rapporten.

Som følge av den ulike ledelses- og styringsfilosofier øker også avstanden mellomaktørene. På samme tid opplever flere liten forståelse hos motparten for egen kunnskap, erfaring og tilnærming til IT.

«Det er heller ikke en enhetlig og koordinert forståelse av hva som er hensiktsmessig å måle for å si noe om verdiskapningen gjennom IT i politiet», kommer det også frem i evalueringen.

Ufullstendig styring

Andre funn trekker i retning av at når det gjelder IT-sikkerhet er styringen ufullstendig og lite konkret.

«Vi ser at det på flere områder er rom for en relativt vid tolkning av hva som er tilstrekkelig sikkerhetsnivå og hvordan risiko skal rapporteres. Dette resulterer i stor variasjon i hvordan de forskjellige delene av etaten tilnærmer seg risikoområdet, noe som igjen reduserer politiets helhetlige evne til å forstå egen cyberrisiko, og implisitt, evnen til å styre innsatsen for å redusere risiko», trekker Deloitte også frem i rapporten.

Videre heter det at både POD og øvrig etat ønsker bedre innsikt og i større grad involveres i teknologiske prioriteringer og beslutninger som treffer dem. Men at de opplever PIT som noe lukket på dette området.

PIT opplever på sin side at rollen som strategisk premissgiver ikke er gitt tilstrekkelig tydelig mandat, myndighet eller rammebetingelser. Dette gjør det igjen krevende for politilederne å adressere behov knyttet til manglende kompetanse, gjennomføringsevne eller kvalitet.

«Den kollektive forpliktelsen til beslutninger på IT- området svekkes, og flere opplever at det å fravike vedtatte prioriteringer eller rammebetingelser har få eller ingen konsekvenser», trekker Deloitte frem.

Mangler tillit

Det er også utfordringer når det kommer til styringsdialogen mellom POD og PIT, som i stor grad er innrettet mot kontroll, notoritet og eskalering av avvik.

«Det fremstår ikke som om partene har oppmerksomheten rettet mot å skape en mest mulig effektiv styringsdialog, som legger til rette for å sikre fremdrift, bygge felles situasjonsforståelse og løse problemer rundt bordet», beskriver Deloitte sine funn her.

Det trekkes også frem at deltakerne i styringsdialogen opplever at både POD og PIT mangler viktig kompetanse på IT og digitalisering. Mens deler av miljøet oppfattes å ha for lite eller feil kompetanse i forhold til oppgavene de er satt til å løse. Har andre deler av miljøet riktig kompetanse, men som ikke brukes på riktig måte eller samspiller godt nok i dialog og samarbeid med andre kompetanser.

Tilbakemeldingene er at politiets mangfold av kompetanse og kultur ikke spiller godt sammen, men at det i stedet kjempes om hva som er de viktige prioriteringene på området.

«Teknologifag versus forvaltningsfag versus politifag, driftsperspektiv versus utviklingsperspektiv, sentralt versus lokalt, gammel versus ny kompetanse settes opp mot hverandre i beskrivelser og forklaringer av samhandlingsutfordringene», trekkes det frem i rapporten.

Dette bidrar til svekket tillit i politiets IT- og digitaliseringsarbeid. Det settes heller ikke tydelige forventninger i styringsdokumentene til hvordan aktørene på IT-området skal samhandle eller utvikle samarbeidet for å sammen løse utfordringer.

Utfordringene hindrer endring

Statsregnskapet for 2023 viser at også at politiet relativt sett investerer mindre i IT-utvikling, enn sammenlignbare virksomheter.

Det trekkes frem at en stor andel av PITs ressurser og kapasitet er bundet opp til sikker og stabil drift av eksisterende løsninger med høy teknisk gjeld.

Rapporten underbygger også PITs oppfatning om at det i budsjettet er lite handlingsrom utover sikker og stabil drift og øremerkede midler.

Selv om PIT-instruksen slår fast at PIT skal være pådriver og premissgiver for digitalisering, så fyller ikke enheten den rollen i dag.

PODs styring av PIT oppleves også som detaljert og innrettet mot operative tiltak og prosjekter i stedet for å være rettet mot store løft og strategiske investeringer for effektiv modernisering og redusert teknisk gjeld.

Avslutningsvis advares det mot måten politiet jobber med IT og digital transformasjon på i dag, og at summen av utfordringer vil føre til en sterk økning av kostnader til IT som det ikke vil være rammer for i fremtiden.

Tar grep

I Politidirektoratets lokaler på Majorstuen i Oslo, møter Politiforum både PIT-direktør Catherine Janson og politidirektør Håkon Skulstad.

– IT er en forutsetning for utvikling av politiet, starter Skulstad med å si.

– Det var grunnen til at tidligere politidirektør Benedicte Bjørnland og jeg ønsket å ta en fot i bakken, for å sjekke ut hvordan vi står i løpet vårt med å endre politiets måte å drive utvikling på, i en tid der teknologi er en forutsetning for, i større og større grad på alle områder, for utvikling av politiet. Det handler for vår del om å få trygghet på om vi har felles forståelse av hvor vi skal med utviklingen og da viser rapporten at nei, det har vi ikke, sier Skulstad.

Politidirektøren trekker frem hva evalueringen sier om at styringen av IT og digitalisering i politiet er fragmentert. Skulstad ønsker en helhetlig utvikling.

– Rapporten peker på klare svakheter der. Derfor jobber vi nå med å etablere en helt ny styringsprosess som integrerer en ny måte å tenke utvikling på i etaten, og disponering av ressursene i et nasjonalt perspektiv. Slik at de investeringene som skjer i PIT, henger sammen med de IT-investeringene og IT-utviklingen som ligger ute i etaten, og at det skjer nasjonalt. For å få til dette, så driver vi og nå på med å etablere en ny modell for tjenesteutvikling, enten det er for innbyggerne eller for medarbeiderne, og her har vi kommet langt på vei, sier han.

Og her kommer PIT-direktøren og politimester Kaare Songstad i Vest politidistrikt inn.

– For å få opp tempoet på dette arbeidet har jeg tatt Catherine ut av rollen som IT-direktør. Hun skal nå få bruke hele arbeidsdagen sin, sammen med politimesteren i vest, som er henta , for å drive disse ulike prosessene, for å endre den måten vi driver utvikling i politiet på i stort ved hjelp av teknologi, sier han.

Engasjerte medarbeidere

Skulstad mener rapporten er et uttrykk for en utålmodighet og genuint engasjerte medarbeidere i POD, PIT, særorgan og politidistrikt om å få løst samfunnsoppdraget. Skulstad er imidlertid ikke bekymret, og viser til grepene politiet nå tar.

– Gjennom arbeidet med styringsprosessen og arbeidet med modellen for tjenesteutvikling, så er vi i praksis i ferd med å endre hele virksomhetsutviklingsmåten i politiet. Vi er veldig trygge på at disse prosessene vil bidra til å ta politiet et langt steg videre, sier han.

– Dette er den sjette gangen IT og digitalisering i politiet har vært tema i ulike eksterne evalueringer siden 2020. Tilsynelatende forblir problemene de samme. Hva blir annerledes nå?

– Nå tar vi grep med en kraft som vi ikke har gjort før, og tar et helhetlig perspektiv på dette. Vi går også inn i sentrale prosesser, som vi har sett andre virksomheter som har lyktes med den type endinger har gjort, sier Skulstad.

Han trekker også frem at politiet de siste tre årene har jobbet med kulturutvikling i toppledelsen i norsk politi gjennom å bygge forståelse for det digitales betydning for utvikling av politiet.

Har trent

– Rapporten da den ble gjennomført er et utsnitt på en kort periode, og det at vi kan starte dette store løftet nå, det er jo fordi at vi har trent oss litt fra før. Vi har sakte, men sikkert, blitt mer modne på en del problemstillinger. Hvis du tenker litt tilbake i tid, så het vi «PIT, Politiets IKT-tjenester», og var en leverandør som noen skulle bestille teknologi fra. Nå jobber vi tverrfaglig, sier PIT-direktør Catherine Janson.

Janson forteller at de startet med dette i 2022.

– Da fikk vi vår første pilot på det, og har høstet og lært. Også har vi jobbet med hvordan vi kan finansiere IT på en annen måte. Vi har også jobbet litt med konsolidering, hvordan ser plattformene ut hvis vi slår sammen PIT, Økokrim og Kripos. Så vi har på en måte jobbet i mange, mange, mange små tråder som samlet sett tror jeg gjør at vi nå er i stand til, gjennom at vi har trent oss på mange forskjellige ting, å slå dette sammen, se helheten og begynne det helhetlige grepet med utvikling, sier hun.

Vil søke om støtte

Janson forteller at politiet vil, gjennom Konseptvalgutredningen, søke staten om en flerårig finansiering av det teknologiske løftet i politiet. 

Hvor mye det vil koste ønsker de ikke å svare på og viser til at det er sensitiv informasjon.

Janson legger til at om finansieringen skulle utebli, så vil det bare ta politiet lengre tid å komme i mål.

– Vi kommer til å gjøre det samme, men da har vi ikke den finansielle kraften til virkelig å sette strøm på det. Men vi vet fremdeles hva vi skal gjøre, sier hun.

– Så det er dette som skal til for å lykkes med IT og digitalisering i politiet?

– Ja, disse grepene vil trekke oss i riktig retning. Det er det som er viktig for oss. Rapporten er et øyeblikksbilde som peker på at det er mange ting som kan forbedres, som gjør at vi bruker ressursene våre på en bedre måte. Både gjennom at vi klargjør hvor vi skal gjennom å sette et overordnet mål, prioriterer mer helhetlig, at vi styrer det bedre, og at vi etablerer et bedre samarbeidsklima mellom ulike aktørene, PIT, POD og distrikt, sier Skulstad.

Han legger til at de allerede har jobbet med dette en stund på toppleder- og mellomledernivå.

– Vi begynner å se effekter av det. Så jeg er ganske sikker på at om vi skulle ta denne temperaturmålingen om ett år frem i tid, så er jeg trygg på at det kommer til å se annerledes ut, sier han.

Er på en reise

Også Janson legger til at dersom evalueringen hadde skjedd i dag, så tror hun evalueringen hadde vært veldig annerledes, som følge av endringene.

– Det har skjedd mye, men ikke på grunn av, men fordi vi har vært på denne reisen. Så er det jo fremstilt veldig pedagogiske og med gode anbefalinger i rapporten, som jeg tror er et ekstrakt av våre tanker som har blitt lagt på bordet, fortsetter hun.

Skulstad legger til at politiet holder på med en kulturreise.

– Det fremgår av rapporten at det er en mistillit mellom PIT og våre folk. Vi har nå flere arrangement der vi holder «åpen dag», der vi er med på å bygge forståelse for begge sider. Ved at våre folk som styrer kan komme ned og se på hvordan IT-utviklingen skjer. Og når IT-folka våre ser hvordan styringsfolka jobber, så oppstår det en dynamikk, sier han. 

Bekymringene som trekkes frem i rapporten, er ikke Skulstad så bekymret for i et litt lengre perspektiv. 

– For vi er på en god reise. Jeg opplever en tydelig utålmodighet, men det er en bevegelse. Så jeg sover ikke dårlig om natta med å lese det jeg leser, men vi skal gjøre noe med det, avslutter Skulstad.