Ny utredning: Slik kan politiet spare en halv milliard - i året

I årene som kommer er det ventet at politiet vil få mindre penger å rutte med som følge av svakere norsk økonomi. En bred oppgaveportefølje og et kriminalitetsbilde som dreies i retning av nye kriminalitetsformer og mer alvorlig kriminalitet, gjør bedre ressursutnyttelse helt avgjørende for at politiet også i fremtiden skal kunne levere gode tjenester for publikum.

Med dette premisset som bakteppe bestilte Finansdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet i fjor en såkalt områdegjennomgang av styringen av politiet. Formålet med gjennomgangen er «å legge til rette for en mer effektiv, strategisk og langsiktig styring av politiet».

Oppdraget gikk til konsulentselskapet Boston Consulting Group (BCG), som etter en omfattende dokumentgjennomgang, kvalitativ og kvantitative analyser og intervjuer med rundt 100 personer i og utenfor styringsaksen, tidligere i år overleverte sin rapport til Justis- og beredskapsdepartementet.

Rett før påske ble utredningen offentliggjort, og i pressemeldingen som ble sendt ut, kommer det frem at BCGs klare anbefaling er å styrke den strategiske «styringen og utviklingen av politiet for å legge til rette for mer effektiv bruk av ressurser».

Videre heter det at «styringen av og i politiet er preget av detaljorientering og mangel på god styringsinformasjon, og at oppgaveporteføljen til politiet er svært omfattende og uensartet».

Politiet detaljstyres

BCG anbefaler Justis- og beredskapsdepartementet særlig fem tiltak for å få en mer effektiv ressursbruk. Den første anbefalingen er at politisk styring må dreies mer i retning av mål for kriminalitetsbekjempelse og prioriterte kriminalitetsområder.

I rapporten vises det til at politiets unike rolle som forvalter av samfunnets voldsmonopol gjør at etaten har vedvarende høy oppmerksomhet fra politikere, medier og innbyggerne.

«Det unike for styringen av politiet er kombinasjonen av et bredt og sammensatt oppdrag, styring på innsatsfaktorer som krav til politidekning og antall lokasjoner, samt detaljert styring som i sum svekker handlingsrommet for POD», heter det i rapporten.

BCG trekker frem at kravet om to politifaglige utdannede per 1000 innbyggere står i en særstilling.

«Analyser og intervjuer viser at målet fortrenger andre satsinger med dagens ressurstilgang, og skaper målkonflikt med andre styringsparametere», skriver BCG.

Et annet eksempel er at politidistrikter har besatt stillinger innenfor IKTkriminalitet med politifaglige utdannede, til tross for at sivil og spesialisert kompetanse var ønskelig.

«Videre finnes det eksempler på politisk overstyring i beslutninger som har til hensikt å skape handlingsrom i budsjettet», kommer det frem i rapporten. Det ramses opp flere eksempler, som Politidirektoratets (POD) vedtak fra 2017 om å legge regnskapssenteret til Drammen, et vedtak som senere ble omgjort og førte til at senteret ble lagt til Kristiansund. Eller da Justis- og beredskapsdepartementet i 2020 stanset prøveprosjektet med å overføre UPs avdelinger i Nord-Troms og Finnmark til politidistriktene.

«I et demokratisk samfunn er det politikernes oppgave å fatte vedtak om fellesskapets samfunnsfunksjoner. BCG vurderer det derfor som unaturlig å anbefale tiltak for hvordan en demokratisk debatt skal innrettes. Det er like fullt nødvendig å skape bevissthet rundt hvordan detaljert politisk involvering kan begrense etatens handlingsrom til å utvikle gode tjenester for publikum», skriver BCG.

Konsulentselskapet oppfordrer derfor til refleksjon om hvorvidt Stortinget og regjeringen kan dreie politiske vedtak mer i retning av mål for kriminalitetsbekjempelse og prioriterte kriminalitetsområder, snarere enn nivå på innsatsfaktorer.

For detaljorientert

Områdegjennomgangen viser at Justisog beredskapsdepartementet i for liten grad utøver strategisk styring med vekt på forutsigbare rammebetingelser og langsiktige planer. Den administrative styringen er både operasjonell og detaljorientert.

Derfor er anbefaling nummer to at departementet må bidra til en dreining mot strategisk styring i samspillet mot POD, og utnytte bedret styringsinformasjon fra POD i en styrket sekretariatsfunksjon for politisk ledelse.

«Tildelingsbrevet, det mest sentrale styringsdokumentet, er omfattende, inneholder en høy mengde oppdrag og angir ingen prioritering av og mellom mål og styringsparametere. Dette svekker tildelingsbrevets tillit i etaten og fører blant annet til at flere oppdrag ikke følges opp», oppsummerer BCG i rapporten.

BCGs funn peker i retning av at departementets administrative styring påvirkes av politiske forhold og mangel på tilstrekkelig beslutningsstøtte og god styringsinformasjon fra POD.

«JDs oppgave med å synliggjøre hvordan nye satsinger påvirker eksisterende prioriteringer for politisk ledelse påvirkes negativt av mangel på økonomisk styringsgrunnlag», heter det videre.

POD på sin side, opplever manglende handlingsrom til å utarbeide bedre styringsgrunnlag. Det trekkes frem at POD bare i 2019 mottok 990 formelle henvendelser fra ulike avdelinger i departementet. I dette tallet inngår ikke mediekontakt eller uformell kontakt.

«Henvendelsene oppfattes av POD som mange, tidvis ukoordinerte og tidkrevende å håndtere. JD på sin side påpeker at antallet drives av politiske vedtak og nødvendig styring, men erkjenner handlingsrom for å redusere volumet av henvendelser», råder BCG videre.

Områdegjennomgangen viser også at virksomhets- og økonomirapporteringen i POD har for lav kvalitet. I tillegg pekes det på PODs svake historikk når det kommer til kostnadseffektivisering og gevinstrealisering.

«POD har ikke full oversikt over kostnadsog ressursbruk i etaten, hverken på årlig drift, investeringer eller flerårige planer. Direktoratet leverer jevnt over ikke gode nok kostnadsberegninger av satsingsforslag eller synliggjøring av alternativ bruk av midler», trekker BCG frem.

Videre har styringsmiljøet for få ressurser, og POD må allokere mer kompetanse og kapasitet dit for å løse utfordringene, mener BCG. Konsulentselskapet mener også at dem manglende løpende oversikten over ressursbruk, kombinert med langsiktige planer uten særlig grad av tallfestinger, svekker PODs rolle som faglig støttespiller for Justis- og beredskapsdepartementet, og derfor må forbedres.

«POD arbeider med å styrke styrings- og økonomimiljøet, blant annet ved å samle flere funksjoner i styringsavdelingen for å redusere fragmentering av styringsoppgaver mellom avdelinger», skriver BCG videre.

Konsulentselskapets tredje anbefaling er derfor at POD må vesentlig forbedre styringsinformasjonen og bruken av denne i styringen og oppfølgingen av etaten.

Stort effektiviseringspotensial

Et annet sentralt spørsmål i områdegjennomgangen har vært om politiets oppgaveportefølje er for omfattende og kompleks og har en hensiktsmessig organisering.

«Det er vår vurdering at oppgaveporteføljen er svært omfattende, som gjør det vanskelig for POD å sikre tilstrekkelig ledelsesfokus utenfor kjerneoppgavene, og bidrar til ytterligere detaljfokus i styringen. Like fullt kan styringsutfordringene forbedres […] uavhengig av oppgaveporteføljen», fortsetter BCG.

Det vises til at oppgaveporteføljen til det norske politiet er svært omfattende og uensartet sammenlignet med andre nordiske land. Derfor får enkelte oppgaver lite ledelseskapasitet og blir nedprioritert i budsjettene.

BCG anbefaler derfor at Justis- og beredskapsdepartementet bør utrede om det bør gjøres endringer i politiets oppgaveportefølje, som å flytte enkelte sivile oppgaver ut av politiet.

Politiforum har tidligere fortalt at BCG blant annet foreslår å flytte namsmannen ut av politiet. BCG peker også på at flere av dagens oppgaver kan løses mer effektivt.

«Vi estimerer totalt at årlige effektiviseringsgevinster knyttet til oppgaveporteføljen ligger på mellom 260 og 513 mill. kroner. (…) Hovedsakelig stammer effektivitetsgevinstene fra stabs- og støttefunksjoner, redusert arealbruk, mindre manuelle tjenester innen våpenforvaltningen og økt produktivitet innen sivil rettspleie», skriver BCG.

Videre heter det at:

«Gevinstrealiseringen vil være målt mot kostnadsnivået i politi- og lensmannsetaten for 2019. Der gebyrfinansierte tjenester forbedres gjennom effektivisering, eksempelvis våpenforvaltningen, kreves det dialog mellom POD, Justisdepartementet og Finansdepartementet for å beslutte hvordan gevinsten skal fordeles».

Avslutningsvis skriver BCG at å «forbedre styringen krever at JD og POD må allokere ressurser til å jobbe med tiltaksområdene, og over tid bygge mer kompetanse, bedre kultur og forsterket tillit i styringsaksen. Med kontinuerlig forbedring av styringen er BCGs vurdering at politi- og lensmannsetaten vil være enda bedre rustet til å forebygge og bekjempe kriminalitet, bygge tillit i alle deler av befolkningen, og sikre at Norge forblir et trygt land å bo i».

– Viktig kunskap

Avdelingsdirektør Roger Bjerke i POD besvarer Politiforums spørsmål med denne overordnede kommentaren:

– Funnene i rapporten bidrar med viktig kunnskap inn i arbeidet med utviklingen av politiet, og flere av forholdene som beskrives er kjent fra tidligere. Samtidig er det viktig å bemerke at denne rapporten er en del av et større kunnskapsgrunnlag, og ikke en enkeltstående konklusjon, sier han i et e-postsvar.

Videre sier han at det fra politiets side jobbes kontinuerlig med å forbedre styringsprosessene i etaten, men som oppdragsgiver er det departementene som beslutter hvordan arbeidet med denne rapporten skal følges opp fremover.

– Vi vil ta eierskap til oppfølgingen, men det er ikke naturlig å kommentere på utvalgte deler av en ekstern rapport inntil den er gjennomgått og behandlet som en del av områdegjennomgangen av etaten, sier han avslutningsvis.

Statssekretær Thor Kleppen Sættem (H) i Justis- og beredskapsdepartementet sier at områdegjennomganger er en metode for å få et blikk utenfra på ulike deler av forvaltningen - og denne gangen er det på politiet.

– Mitt inntrykk er at veldig mange i og rundt politiet, også i Politiets Fellesforbund og andre fagforeninger, mener BCGs rapport peker på viktige poenger. Overordnet tenker jeg spesielt på problemer knyttet til veldig detaljerte styringssignaler fra Stortinget, regjeringen, departement og direktorat, og tilsvarende svakheter i styringsinformasjonen tilbake fra etaten, er hans kommentar om rapporten.

Sættem trekker frem at et godt eksempel er at Justis- og beredskapsdepartementet kan gjøre jobben for POD langt lettere dersom styringssignaler struktureres bedre og kommer inn i fastere rammer enn i dag.

– På det punktet er vi allerede i gang med å forbedre arbeidet, sier han.

– Hvilke anbefaleringer vil Justis- og beredskapsdepartementet følge?

– Sluttrapporten til BCG er omfattende og inneholder mange forslag, både i departement og direktorat. Vi er allerede i gang med flere av de anbefalte tiltakene, men ellers er vårt budskap at politiet nå behøver ro etter en krevende politireform. Det er ikke aktuelt å sette i gang større endringer i organisasjonen før politireformen er evaluert, avslutter han.