PIT ilagt halv million kroner i gebyr for ulovlig anskaffelse

I 2014 inngikk Politiets Fellestjenester (PFT) en rammeavtale med NetNordic Bedriftskommunikasjon AS for oppgradering av telefonsentraler. To år senere overtok PIT forvaltningsansvaret for avtalen, som hadde sluttdato 25. juni 2018.

Fire dager før avtalens utløp, ble PIT kontaktet av leverandøren:

«I forbindelse med at vår rammeavtale går ut 25. juni 2018, ønsker vi (NetNordic) å få en bekreftelse på at vi fortsatt kan jobbe med planlagte prosjekter framover inntil ny avtale for telefoni lyses ut», skrev de i en e-post.

I svaret fra PIT understrekes det at de nå har «satt i gang prosessen med å lyse ut tilsvarende avtale som nå har utgått».

«Bekrefter med dette at politiet ønsker å fortsette samarbeidet med NetNordic med de betingelser som er oppgitt i nylig utløpt rammeavtale inntil ny avtale med valgt leverandør foreligger», skrives det videre.

I februar 2019 lyste PIT ut den nye anskaffelsen, og 14. juni samme år ble det inngått en ny rammeavtale mellom PIT og NetNordic bedriftskommunikasjon.

«Gebyret settes høyt»

Saken ble klaget inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), som nå har sett nærmere på hva som skjedde da den første avtalen ble videreført etter utløpsdatoen. Konklusjonen er entydig:

«Kjøpene fra NetNordic Bedriftskommunikasjon i perioden 25. juni 2018 til 14. juni 2019 utgjør dermed en ulovlig direkte anskaffelse. […] Det er ikke vist til forhold som kan unnta kjøpene fra kunngjøringsplikten, eller omstendigheter som tilsier at behovet for den aktuelle tjenesten kom overraskende på innklagede. Som det fremgår over, har klagenemnda kommet til at innklagede har handlet forsettlig. Bruddets grovhet tilsier at gebyret settes høyt. […] Klagenemnda finner etter en samlet vurdering at gebyret passende kan settes til 12 prosent av anskaffelsens verdi, som utgjør ca. 591 000 kroner.»

– Klagenemnda ilegger i normaltilfeller et gebyr på 10 prosent av anskaffelsens verdi. I sak 2020/337 ila klagenemnda et gebyr på 12 prosent, under henvisning til at nemnda hadde kommet til at innklagede hadde handlet forsettlig. Det ble vist til at innklagede hadde en dokumentert bevissthet om at avtalen var utløpt, men valgte ikke å prioritere å gjennomføre en ny anskaffelse, sier seniorrådgiver Line Rakner hos KOFA.

I sine anførsler til KOFA erkjenner PIT at «det er foretatt kjøp på avtalen med NetNordic Bedriftskommunikasjon etter opphørsdato og frem til ny avtale var på plass 14. juni 2019». PIT mener imidlertid ikke det er grunnlag for å ilegge overtredelsesgebyr.

Når gebyret likevel ble ilagt, ønsker ikke PIT å ta saken videre for å om mulig få omgjort gebyret.

– Politiet, ved PIT, aksepterer gebyret og vil ikke følge opp saken ytterligere overfor KOFA, sier seksjonsleder for samband hos PIT, Knut Solstad.

Har gjennomført tiltak

I sine anførsler til KOFA, skriver PIT at årsaken til at en ny rammeavtale ikke var på plass da den gamle rammeavtalen utløp, «skyldtes at Politiets IKT-tjenester hadde kapasitetsmangel som følge nærpolitireformen».

«Innklagede hadde aldri til hensikt å gjennomføre en ulovlig direkte anskaffelse», understreker PIT.

– I perioden juni 2018 til juni 2019 gjorde politiet, ved PIT, avrop hos Net- Nordic uten å ha en gyldig avtale. Årsaken til at det ikke var gjennomført en ny utlysning i forkant av at den tidligere avtalen løp ut, var en svikt i rutiner for avtalehåndtering, samt ressursmangel, i det aktuelle fagmiljøet. Det ble iverksatt tiltak for å imøtekomme dette høsten 2018, som gjorde at politiet hadde en gyldig avtale på plass fra juni 2019, utdyper Solstad overfor Politiforum.

– Hvilke læringspunkter ser PIT at det er mulig å trekke fra KOFAs vedtak?

– PIT har de siste årene gjennomført flere tiltak for å tilstrebe at alle anskaffelser gjennomføres på gyldige avtaler. Tiltakene inkluderer blant annet en felles anskaffelsesplan og kontraktsregister/ arkiv, samt opprydning i avtaleporteføljen. Dette innebærer blant annet at kontraktseiere får varsel om oppstart av ny anskaffelse 18 måneder før eksisterende avtaler løper ut, svarer han.

KOFA fattet i februar også en avgjørelse i en annen sak mot PIT, hvor de ble innklaget for ulovlig anskaffelse av telefontjenester. I den saken konkluderte KOFA med at det ikke var blitt gjennomført en ulovlig, direkte anskaffelse.