Øvelser i samvirke - det enkleste er ofte det beste?

Proaktiv informasjonsdeling og oppgaveutførelse både internt i politiet og sammen med de andre nødetatene, er essensielt for både å kunne effektivt håndtere tidskritiske samvirkesituasjoner, og for å kunne forutse hendelser slik at man kan forebygge at situasjonen forverrer seg. I tilfeller der alle tre nødetatene er involvert kan det være en utfordring å utnytte den ulike ekspertisen maksimalt dersom man ikke har en god informasjonsflyt som bygger på kunnskap og kjennskap til hverandre.

Intervjuer foretatt som del av INSITU-prosjektet med norske beredskapsaktører viser at de ulike aktørene i stor grad ikke vet hva de andre nødetatene trenger av informasjon i mange hendelser. De har i tillegg vesentlig forskjellige prosedyrer og arbeidsmetodikk, noe som kan bremse samvirke.

Ved 11x-sentralene er det i 2019 innført felles nasjonale trippelvarslingsprosedyrer, noe som hjelper operatørene med å strukturere informasjonsinnhenting i enkelte pre-definerte scenarier og få inn relevant informasjon som omfatter alle de tre nødetatene. Intervjuene viser at dette blir sett på som et godt verktøy.

Kommunikasjon

For de operative enhetene på hendelsesstedet er det PLIVO som har vært fokuset for samvirke på det taktiske nivået, og dette har som kjent fokus på enkelte hendelsestyper som omfatter pågående livstruende vold. Men også naturskapte hendelser som for eksempel ekstremvær skaper flere krisesituasjoner som i større grad krever at nødetatene kan håndtere komplekse hendelser sammen som et team.

Det er flere utfordringer med dette. For eksempel viser forskning at i den akutte fasen av en operasjon har de ulike nødetatene mer enn nok med sine egne oppgaver og perspektiver, og de er i tillegg redd for å tråkke de andre etatene på tærne. Det er også viktig med gjensidig respekt og tillit, samt mulighet for å bruke felles verktøy for informasjonsdeling som for eksempel talegrupper i nødnett.

Bruk av felles talegrupper, for eksempel BAPS, kan også gi en del utfordringer. Det er ulike strukturer på kommunikasjonsprosessene og problemer med kapasitet til å håndtere informasjonsstrømmen/ mengden («Information overload»), og dette resulterer i at viktig informasjon ikke kommer frem til de rette personene.

Flere intervjuer gjennomført med beredskapsaktører i Norge viser også at manglende struktur på kommunikasjonen i BAPS utover sambandsreglementet gir utfordringer. Det blir for mye «prat» og det er vanskelig for aktørene som har mye annet å fokusere på, å sile ut den kritiske informasjonen de virkelig trenger å få med seg for å kunne danne seg en situasjonsforståelse.

«Øvelse øvelse»

Når man setter i gang øvelser som omfatter både politi, ambulansetjeneste og brannvesen er målet ofte at de i tillegg til å øve på sine egne oppgaver skal øve på vanskelige hendelser som krever distribusjon og koordinering av omfattende ressurser på kort tid sammen. Dette er typiske «samvirkeøvelser», der man skal forbedre integrasjonen av ulike oppgaver og løse disse gjennom samvirke med de andre etatene.

Problemet med slike øvelser er at allerede på planleggingsstadiet fokuserer de ulike etatene mer på egne prioriteringer av etatsspesifikke oppgaver istedenfor å øve på elementer som fremmer samvirke. Videre er disse øvelsene gjerne så komplekse at det egentlig mer eller mindre øves på systemnivå. Evalueringene viser gjerne forbedringspotensiale på alle nivåer – men det er vanskelig å etablere dette inn i praksis. Det arbeides mye med evalueringsmetoder både nasjonalt og internasjonalt, men inntrykket er at læringsutbyttet av de store samvirkeøvelsene ikke alltid ser ut til å stå i forhold til ressursene det kreves for å gjennomføre dem.

Så hva bør man sette søkelys på ved samvirkeøvelsene for at det komplekse samspillet mellom de tre etatene skal bli bedre på det operative nivået? Tidligere forskning har vist at delte mentale modeller er viktig dersom flere profesjonelle aktører skal jobbe som et team. Dette konseptet innebærer at ulike aktører fra forskjellige organisasjoner vil prestere bedre sammen, altså mer som ett team, dersom de har en felles forståelse av de andres oppgaver.

Det vil si at både politi, ambulansearbeidere og brannmannskaper har kunnskap som hjelper dem med å kunne forestille seg forklaringer og forventinger for en oppgave – og kunne koordinere oppgaveløsning slik at man kan tilpasse seg de andre.

Øve kort, øve enkelt

Jeg deltok i år på en av flere samvirkeøvelser organisert av de tre nødetatene i Mandal, der de fokuserer på å øve ofte, effektivt, tilnærmet kostnadsfritt og enkelt på dagligdagse hendelser i en serie på tre mandager på rad («Mandalsmodellen»). Scenarioet denne mandagen var mulig drukning og alle etatene var involvert i leteaksjon, dykking og organisering.

Hovedfokuset i disse øvelsene er å gå bort fra å være tre team som jobber mot hvert sitt mål, til å fungere som ett team som jobber mot et felles mål. Dette er noe nødetatene i Mandal har jobbet med i flere år, og resultatene jeg kom frem til etter å ha observert øvelsen, intervjuet deltakere fra alle tre etater og hørt gjennom BAPS-lydloggene, er at de involverte har elementer av delte mentale modeller. Eksempler på dette er at de vet en del om hverandres utstyr, hvor det var plassert i kjøretøyene og hva det brukes til. Som en polititjenestemann sa:

«Hvis en av ambulansepersonellet ber meg hente backboard i bilen, så vet jeg for det første hva det er og jeg vet hvor jeg finner det.»

Videre fortalte flere av deltakerne at de ble bedre kjent med de andre etatenes behov og bedre kunne forutse hvordan de skulle tilpasse seg i ulike situasjoner. For eksempel hadde ambulansetjenesten blitt mer observant på hvor de parkerte i forhold til brannvesenets utstyr, og politiet var mer villige til å bruke sine førstehjelpskunnskaper dersom det var behov. Dette er tegn på at man blir bedre til å oppdage og forutse de andre etatenes behov og støtte hverandre slik at arbeidsbelastningen blir fordelt.

Evalueringen var kort og ble gjennomført i fellesskap rett etter øvelsen, og det ble ikke benyttet mer ressurser på det. Når det gjelder erfaringsoverføring internt i etatene var det «vaktroms-praten» som gjaldt, og det var «learning by doing» som var hovedmålet. Alle jeg intervjuet var positive til å ha disse øvelsene, og de ble omtalt som viktige møtearenaer som hadde mye å si for hvordan man møter hverandre på en reell hendelse. En polititjenestemann sa:

«Det er enklere å ta kontakt, enklere å spørre hvis du er i tvil, enklere å be om hjelp og sette dem i gang med arbeidsoppgaver som ikke er deres primæroppgaver.»

Inntrykket jeg fikk var at disse små, enkle øvelsene ga dem lærdom om hverandres arbeidsprosesser, effektiv kommunikasjonsflyt i BAPS og ikke minst et større tillitsforhold dem imellom. Dette er verdifulle elementer å ha når man skal løse oppgaver sammen i reelle hendelser.c